Welke typen zijn er of richt je in?
Het digitale dossier komt in diverse onderdelen van Profit naar voren. De inrichting doe je in de module CRM. Alle dossieritems hebben een bestemming. Op deze bestemming kun je de ingestuurde dossieritems terugvinden. Uiteraard moet je wel geautoriseerd zijn. De indeling van het digitale dossier kent een aantal belangrijke keuzes. Zo is er een mogelijkheid om het type dossieritem te kenmerken als vertrouwelijk, en daarmee is deze alleen zichtbaar als je ook toegang hebt tot het vertrouwelijke dossier. De typen zijn voorzien van een nummer. De negatieve nummers worden vanuit Profit meegeleverd. De positieve nummers zijn aanvullende inrichting door AFAS of door jezelf ingericht. Als er een proces achter het type dossier zit, zal er een workflow aanwezig zijn.
Let op:
Type dossieritems die functioneel zijn beschreven onder een thema zal je op deze pagina niet tegenkomen.
Voordelen:
Automatiseer interne processen zoveel mogelijk met workflows. Zo borg je processen en gaan er geen e-mails rond met alle risico's van dien (zoals e-mails die blijven hangen als iemand op vakantie is).
Via de workflow heb je ook achteraf inzicht in alle acties en gekoppelde documenten.
Leg ook de rest van het papieren dossier zoveel mogelijk digitaal vast, daar waar het thuishoort. Loonstroken bij medewerkers, contracten bij crediteuren en debiteuren, projectplannen bij projecten, etc. Je raakt nooit meer iets kwijt en je kunt alles makkelijk terugvinden.
Je kunt bij een nieuw dossieritem automatisch een document genereren. Dit kan via de workflow digitaal ondertekend worden, zowel intern als extern (door een klant bijvoorbeeld). De digitale handtekening wordt in de gewenste documenten vastgelegd.
Pas na goedkeuren en digitaal ondertekenen worden de gegevens definitief in Profit verwerkt.
Op basis van de Archiefwet kunnen wettelijke bewaartermijnen gelden. Je kunt dossieritems verwijderen aan het einde van de bewaartermijn. Je richt bewaartermijnen in per type dossieritem of kenmerkcombinatie. Je bepaalt zelf wanneer je de 'overjarige' dossieritems echt verwijdert.
Het vastleggen van een notitie in het dossier. Zonder workflow gegevens vastleggen die belangrijk genoeg zijn om vast te leggen.
Je collega moet iets doen in de toekomst en dat wil je via een workflow borgen.
Alle verstrekkingsrapporten uit Profit worden op dit type dossieritem vastgelegd.
Vanuit Profit kun je post versturen. Je gebruikt de relatiegegevens van Profit om correspondentie te versturen.
Vanuit InSite kun je een (credit)factuur aanvragen voor je verkooprelatie.
Alle binnenkomende post kun je naar de verantwoordelijke sturen via de workflow.
Deze wordt gebruikt bij de leveranciersportaal voor het toezenden van bedrijfsdocumenten.
De verkoopovereenkomst of koop-/aanneemovereenkomst wordt via de workflow digitaal ondertekend en als het getekende exemplaar retour komt, kun je deze ook vastleggen waarna een tweede workflow start om het termijnschema vast te leggen of te controleren.
Het algemeen projectdocument wordt gebruikt om diverse bijlagen in het project dossier vast te leggen.
Het kenmerk bepaalt wat je vastlegt.
Het aanbestedingsdocument wordt gebruikt om alle documenten rondom de aanbesteding in het projectdossier vast te leggen.
Het garantiedocument gebruik je om de garantiecertificaten van alle inkopen vast te leggen in het projectdossier.
De projectactie wordt gebruikt om de diverse rollen binnen het project te voorzien van een digitale actie. Denk daarbij aan de projectleider, werkvoorbereider of de projectadministratie.
De getekende termijnstaat komt retour van de koper. Uiteraard wil je die vastleggen in het dossier, maar ook laten controleren door de facturatie afdeling.
De projectoverdracht wordt gedaan als het werk daadwerkelijk uitgevoerd moet gaan worden, het tam gekoppeld wordt aan het project en daarna de begroting wordt ingelezen.