AFAS Open 2024: Ontdek Profit 3

Het gaat goed met AFAS en dat heeft volgens Bas alles te maken met de nauwe samenwerking met klanten. De betrokkenheid is groot. Sinds de wensenlijst openbaar is, is de inbreng van klanten alleen maar groter geworden. Aan de andere kant verloopt het contact, bijvoorbeeld met het Support Center steeds vaker digitaal. Dit is niet vreemd omdat het sneller is en je ook direct bij de juiste persoon terechtkomt. Bellen kost iedereen gewoon meer tijd. Daarom kondigt hij aan dat je vanaf 1 juli alleen kan nog bellen nadat je een incident via de portal hebt geregistreerd. Bovendien zijn we op vrijdag niet meer telefonisch bereikbaar. Vergeet je trouwens niet aan te melden voor Support+. De helft van de klanten deed dat al. Het voordeel is dat we meekijken en mogelijke problemen proactief kunnen signaleren en oplossen. En dit kost je niks.

Na de introductie vorig jaar heeft AI-assistent Jonas zijn plek binnen AFAS ingenomen. Zonder dat je het beseft, heb je misschien al een antwoord van hem gekregen via mail. Dit geldt al voor zo’n 10 procent van de incidenten die we afhandelen. En dat aantal zal alleen maar toenemen. Voor de afdeling Controlling helpt Jonas bijvoorbeeld al bij 75% van de vragen. Tegelijkertijd is AI nog niet feilloos en brengt het risico’s met zich meer. Daarom blijven we goed checken of de antwoorden wel kloppen.

Iedereen een vierdaagse werkweek

Jonas past perfect in de gedachte om onnodig werk weg te automatiseren. Dat maakt je baan veel leuker en het levert extra tijd en productiviteit op. Toch moeten we wel oppassen dat we niet in een ratrace terechtkomen. Om dat te voorkomen, neemt AFAS een rigoureus besluit. Bas kondigt de vierdaagse werkweek aan bij AFAS. Vanaf 2025 start een pilot waarbij alle AFAS-medewerkers vier dagen werken met een salaris voor vijf dagen.

Vrijdag wordt een persoonlijke ontwikkeldag waarop het clubhuis dicht is. Met uitzondering van de support natuurlijk. Want klanten hoeven niet bang te zijn, zij gaan hier helemaal niets merken. Behalve misschien dat AFAS-medewerkers nog gelukkiger zijn en dit vertalen en naar nog meer klanttevredenheid.

Profit 3 focust op de medewerker

Na dit grote nieuws is het tijd om de spotlight op Profit 3 te zetten. Directeur Productdevelopment Mohamed Amri herhaalt het hoofddoel van AFAS nog een keer als hij opkomt: administratieve processen minimaliseren door ze te vereenvoudigen en te automatiseren. Hierbij ligt de focus bij de medewerker. Die moet kunnen werken met software die zich kenmerkt door gebruiksgemak, snelheid en flexibiliteit. Hij is dan ook heel blij met de feedback van klanten. Van de ruim 57.000 stemmen op de wensenlijst is zo’n 25 procent gerealiseerd in Profit 3. Hij deelt graag een aantal opvallende vernieuwingen.

Mohamed is allereerst heel trots op de verbeterde performance en snelheid. En sneller geldt voor meer dan de software zelf. Zo is de digitale handtekening een echte gamechanger. In 2023 zijn er 2,5 miljoen digitale handtekeningen gezet en in 2024 zet deze stijging zich voort. Dat scheelt veel papier en maakt processen sneller. Met een demo laat hij graag zien hoe klanten de indeling van het document en positie van de handtekening volledig zelf kunnen bepalen. Dit geldt ook voor de nieuwe rapportgenerator in Profit 3. Hier kan werkelijk alles in, waardoor er nog meer in- en overzicht is in wat er binnen een organisatie gebeurt. Ook de dashboards kregen een make-over. Je kan ze nu zelf eenvoudig aanpassen en vrije velden optimaal benutten. Mohamed is ervan overtuigd dat dit het gebruik verder stimuleert. Verder stappen we over van Qlik naar PowerBI wat krachtige analyse biedt, naadloze integratie en veel gebruiksgemak.

De grootste impact van AI

Ook AI ontbreekt niet in Mohameds verhaal. De impact is groots en vergelijkbaar met de opkomst van het internet. Bas sprak al over het automatisch beantwoorden van mails en ook klanten profiteren daarvan. Er is al een plug-in waarmee je e-mails via een app automatisch instuurt in Profit en direct een samenvatting maakt. Je kan jezelf zelfs een beetje achter AI verschuilen. Bijvoorbeeld door Jonas een voorstel voor een afwijzingsmail te laten maken. Bijvoorbeeld als je een verzoek voor een laptop afwijst. De kracht van AI in Profit 3 is enorm, maar AFAS heeft wel duidelijke spelregels bepaald. Je moet er zelf voor kiezen én oog houden voor wetgeving en ethische aspecten. Maar als je dat doet, is de sky the limit.

Veel energie in de gebruikerservaring

Voor Productmanager Bart Grootveld staat de gebruikerservaring bovenaan de prioriteitenlijst. Alles draait om hoe de gebruiker de software ervaart en die ervaring moet met elke nieuwe Profit-versie weer beter worden. Voor Profit 3 richten die verbeteringen zich op de gebruikersinterface (de donkere modus werkt nu echt), nog soepelere processen en extra gebruiksgemak. Profit 1 was vorig jaar al een gigaverbetering, toch werkte niet alles optimaal. Daar is veel energie ingestopt. Bijvoorbeeld door de filters en de output te verbeteren. Dit werkt nu veel intuïtiever. De terugkeer van het slotje in de weergave wordt zelfs met een enthousiast applaus ontvangen.

De processen zijn ook flink gestroomlijnd. De nieuwe workflow editor werkt niet alleen heel prettig. Het aantal stappen om een workflow in te richten of aan te passen, is teruggebracht naar drie. Een mooie toevoeging is het ‘informatiebolletje’. Je kan heel gericht informatie toevoegen aan de opmaak. Dit is extra service aan je collega’s en zorgt ook dat je minder vragen krijgt. Hoewel Bart maar een selectie van de nieuwe mogelijkheden kan aanstippen, is hij supertrots dat er met Profit 3 weer heel veel puntjes op de i zijn gezet. Hierdoor is werken met AFAS nóg makkelijker.

Beveiliging en door hoepels springen

Beveiliging is een topprioriteit van AFAS benadrukt Productmanager Kevin Voges. En dat is niet voor niets. Toch voelen maatregelen, zoals inloggen met tweestapsverificatie (2FA) en sinds kort ook de nummerkoppeling, soms als door een hoepel springen. Er blijft een spanningsveld tussen gebruiksgemak en veiligheid. Het wachtwoord staat momenteel nog centraal bij veel maatregelen. Kevin voorspelt dat de komst van passkeys dit gaat veranderen. Met deze digitale sleutels verifieer je je identiteit met de technologie op je smartphone, laptop of pc. Het voordeel is dat je je apparaat gebruikt voor authenticatie, zonder extra installaties of het onthouden van wachtwoorden. Dat scheelt heel wat hoepels voor je aan de slag kan.

AFAS Pocket app: nu ook te personaliseren

Het gebruik van de AFAS Pocket app blijft flink groeien. De app heeft inmiddels meer dan 1 miljoen maandelijks actieve gebruikers. Dat schept natuurlijk verwachtingen die in Profit 3 worden ingevuld. Zo kun je je huisstijl nu doorvoeren, waardoor mensen echt in hun eigen Pocket-omgeving terechtkomen. Het mooie is dat je binnen vijf minuten regelt dat schermen en documenten de look & feel van jouw organisatie hebben. Ook kan je nu eigen menu-items bouwen en zijn er nieuwe functies aan de app toegevoegd zoals ouderschapsverlof en organisaties & personen aanmaken.

De verdieping opzoeken in deelsessies

Na de lunch op het Kennisplein was er alle ruimte voor verdieping in de diverse deelsessies. Een breed aanbod praktische sessies ging dieper in op actuele thema’s en ontwikkelingen, en hoe de nieuwe functionaliteit van Profit 3 klanten hierbij ondersteunt. Op het HRM-vlak biedt Profit 3 bijvoorbeeld diverse verbeteringen en vernieuwingen rondom onboarden en verlofaanvragen. Voor Payroll en Fiscaal/Accountancy spelen continu nieuwe wet- en regelgeving die AFAS op de voet volgt en vertaalt naar nieuwe functionaliteit.

Verder is er de CSRD-wetgeving die binnenkort iedere organisatie raakt. Met het nieuwe Framework achter het menu-item CSRD in Profit 3 kun je direct flinke stappen zetten met deze rapportages. Net als met de verbeteringen in het bestelproces van Ordermanagement en de verbeteringen in het uren boeken van Projecten. Verder kwamen de Bouw en Flexbranche uitgebreid aan bod en was er voor accountants een speciale deelsessie over slim boekhouden met AFAS SB.

Inspiratie op het Kennisplein en bij AFAS-partners

Na deze stortvloed van nieuwe mogelijkheden is het tijd voor de lunch. Even opladen met een heerlijk broodje en een mooie kans om te ontdekken wat alle AFAS-partners te bieden hebben. Op het Kennisplein staan AFAS-medewerkers klaar om je volledig bij te praten over HRM, InSite en Look & Feel, Payroll of AFAS Pocket.

Beheerders en gebruikers die aan hun ontwikkeling willen werken, kunnen bij AFAS Opleidingen terecht. Naast het reguliere trainingsaanbod zijn het Succesbeheer Traineeship en de Post-hbo’s HRM en Finance effectieve manieren om je AFAS-kennis doelgericht bij te spijkeren. Een slimme zet nu de vraag naar AFAS kennis alleen maar toeneemt.

Meteen de ongekende kansen van Profit 3 verzilveren

Na een intensieve dag boordevol nieuwe functionaliteit is het tijd voor een welverdiende borrel. Het Kennisplein is de ideale plek om met een glas in de hand van gedachten te wisselen en inspiratie te delen met andere AFAS-klanten of natuurlijk de AFAS-medewerkers. Het is duidelijk: Profit 3 komt er aan en biedt iedereen die met AFAS werkt, als beheerder of gebruikers, weer ongekende kansen. Het is vooral de kunst deze ook zo snel mogelijk te verzilveren. En vergeet tot slot niet het Succestival in je agenda te zetten. Op 12 september ontvangt AFAS je graag weer in en om het Clubhuis in Leusden.