Bij een implementatie, en daarna, verwacht het management dat beheerders alle afspraken uit het selectietraject gaan waarmaken. Daarom zet je diverse projecten op. Bijvoorbeeld om nieuwe functionaliteit in gebruik te nemen of Excel-analyses uit te bannen. En daarvoor wordt ook tijd gereserveerd. Een tijdsverdeling op papier is echter vaak anders dan de werkelijkheid. De continue stroom verzoeken die op je afkomt, vraagt veel tijd en heeft daardoor een flinke impact op planning. Zeker als deze verzoeken via mail en de telefoon binnenkomen, of mensen gewoon je kantoor binnenlopen. Hoe stel je dan de juiste prioriteiten? En zorg je dat je genoeg tijd reserveert voor projecten en innovatie?
Gelukkig ben je niet de enige en zijn veel ervaringen van andere organisaties al als best practices beschikbaar. Ook bij AFAS laten we graag zien hoe we de workflow voor procesbeheer gebruiken. Dat biedt je diverse voordelen. Je dwingt collega’s bijvoorbeeld op een vriendelijke manier om verzoeken alleen via AFAS in te sturen. Je krijgt ze centraal binnen en hebt altijd een up-to-date takenlijst. Dit overzicht bespaart je tijd en maakt prioriteiten te stellen makkelijker. Ook omdat de instuurder altijd de status van zijn aanvraag kan inzien.
De voordelen gaan echter verder. Je weet precies hoeveel vragen er binnenkomen en hoeveel aanvragen je in een week, maand of kwartaal behandeld hebt. Met een druk op de knop weet je wat de impact van ad hoc vragen op je werktijd is. Zeker als je management je pusht om projecten te doen, is het belangrijk om te laten zien hoeveel tijd brandjes blussen nu echt kost. Als je aan de andere kant je projectplannen in een jaarplanner zet, is het veel makkelijker om op basis van feiten samen prioriteiten te stellen. Of bijvoorbeeld extra capaciteit te regelen.
Bij AFAS willen we dat klanten zo snel mogelijk en zo goed mogelijk zelfstandig met onze software kunnen werken. Wij geloven er niet in dat je een vaste parkeerplaats voor je consultant moet hebben. Maar na de implementatie moet de beheerder het echt zelf doen en daar wringt de schoen soms, ervaart ook Carolien Kolkman, AFAS beheerder bij Munckhof Groep.
“We hebben twee AFAS beheerders en een workflow die de incidenten stroomlijnt en inzichtelijk maakt. Toch worden we regelmatig ingehaald door de realiteit. De taxi- en reiswereld is heel dynamisch, waardoor de lijn tussen aan een project werken en een acuut incident oplossen heel dun is. De dynamiek zorgt er met regelmaat voor dat prioriteiten verlegd worden. De tijd en rust ontbreekt dan bij de business en de beheerders om projecten en innovatie te implementeren. Ook al weten we dat we hiermee de oorzaak van brandjes kunnen oplossen. Gelukkig helpen onze key-users met het optimaliseren van de processen, zij zijn voor ons de eerste trechter waardoor ze veel verzoeken kunnen afvangen.”
Automatisering en standaardisatie van je eigen werk als beheerder is volgens Carolien een ander belangrijk aandachtspunt.
“We hebben de laatste tijd bijna 300 nieuwe collega’s verwelkomd, het kost ontzettend veel tijd om gebruikers in Profit aan te maken. Wanneer we dit automatiseren komt er tijd vrij voor andere zaken. Kijk dus ook kritisch naar de mogelijkheden om je eigen werk te automatiseren. Het ligt misschien voor de hand, maar communicatie is onmisbaar om te voorkomen dat innovaties meteen weer nieuwe vragen oproepen. Door goed uit te leggen wat er anders is er wat veranderingen opleveren, wordt voor iedereen het werk leuker!”
Het is duidelijk dat er veel op een AFAS beheerder afkomt. Dat is des te meer reden om het heft in eigen hand te nemen en je zaken goed te regelen! Dan creëer je rust en kun jij je tijd besteden aan de zaken die ertoe doen in plaats van alleen maar brandjes blussen.
Door steeds brandjes te blussen, kom je niet toe aan je echt werk. Met een workflow procesbeheer, een jaarplanner en een kritische blik naar tijdrovend werk, houd jij meer tijd over.