Tijdens een implementatie zetten we samen met de klant een passend projectteam op en werken we met een vaste aanpak. Onze standaard implementatieaanpak SIMPLR dekt een groot deel van de implementatie af. Met onze best practices is het makkelijker om processen te implementeren en te optimaliseren. Verder bieden we templates, consultancy en opleidingen. Maar hoe wij ook onze best doen en kunnen helpen, de klant is en blijft zelf verantwoordelijk voor de acceptatie en het succes van het project.
Uit ervaring weten we dat er randvoorwaarden voor een succesvolle implementatie zijn. Als klant bepaal je zelf de doelstellingen van de implementatie. Je stelt de projectorganisatie samen die voldoende mandaat heeft en richt het functioneel beheer in met het juiste profiel, competenties en voldoende capaciteit. Ook besteed je veel aandacht aan de communicatie. De acceptatie van de nieuwe werkwijzen is hierin ook meegenomen. De impact en de doelen hiervan moeten duidelijk gecommuniceerd zijn.
Nu lijkt het een beetje alsof onze klanten er helemaal alleen voor staan. Dat is natuurlijk niet zo. We helpen graag! En dat is ook nodig omdat we regelmatig zien dat projectleiders bij klanten geen of weinig ervaring hebben met ERP-implementaties. Juist daarom is het essentieel om te checken of de randvoorwaarden compleet zijn. Dan kan je ook reëel inschatten of de gestelde doelen haalbaar zijn en, zo nodig, eventuele risico’s voor blijven.
Het is belangrijk om de risico's van het project vooraf in het vizier te hebben. Dan kun je door met de juiste beheersmaatregelen tijdig bijsturen. Als bijvoorbeeld blijkt dat de randvoorwaarden niet goed aansluiten bij de doelen, is het verstandig deze vooraf bij te stellen. Je weet dan zeker dat de fundering onder je project op orde is. Dat helpt om alle tools goed neer te zetten en vertraging of teleurstelling te voorkomen.
Op papier klinkt dit allemaal vrij logisch en eenvoudig. In de praktijk zien we toch dat organisaties regelmatig in dezelfde valkuilen trappen. Zo is onderschatting een echte spelbreker. Een software-implementatie gaat echt niet vanzelf. Er komt zoveel meer bij kijken dan de daadwerkelijke inrichting van de software. Zorg daarom dat er voldoende tijd en capaciteit beschikbaar is om het project aan te jagen en doelgericht te sturen. Achteroverleunen is geen optie. Je zult als organisatie echt de handen uit de mouwen moeten steken om de besluiten, impact en acceptatie te realiseren.
Vergeet ook niet dat ERP iedereen in de organisatie raakt. De veranderingen gelden niet alleen voor HRM, de financiële afdeling of administratie. AFAS heeft directe impact op de manier van werken binnen de gehele organisaties. Het voordeel is dat je veel meer zelf kan doen. Het is daarom wel belangrijk goed te kijken naar de omvang van de verandering. Heb je te maken met een kleine of grote aanpassing en raakt het een afdeling of de gehele organisatie? Zorg ervoor dat de medewerkers goed op de hoogte zijn van de voordelen die werken met AFAS ze oplevert.
Natuurlijk willen we je niet bang maken. Toch is het in onze ogen realistisch om aandacht te vragen voor de juiste invulling van de randvoorwaarden voor een succesvolle AFAS implementatie. En heel veel klanten hebben al bewezen dat het gewoon kan. We doen er echt alles aan om dit zo makkelijk mogelijk te maken. Tegelijkertijd moet het wél gebeuren. En dat moet je toch écht samen met je collega’s doen!
Om je goed op weg te helpen, hebben we een inspiratiepagina over projectmanagement gemaakt. Hier vind je uitgebreide informatie, tips & tricks voor een succesvolle AFAS implementatie.