Je organisatie kiest niet zomaar voor AFAS. Maar om de voordelen écht te ervaren, is meer nodig dat alleen het functioneel inrichten van de software. Het hoofddoel is dat mensen AFAS maximaal gebruiken in hun dagelijks werk. Dan plukken ze direct de vruchten van het nieuwe systeem. En ligt de basis klaar om ook in de toekomst te blijven verbeteren.
Een implementatie of project betekent echter wel dat mensen hun patronen en aanpak moeten veranderen. Dit lukt alleen als alle randvoorwaarden perfect neergezet worden. Goede communicatie vanaf het de start is een absolute succesfactor. Daar moet je dan ook meteen mee starten. Dit biedt namelijk de kans om de impact op de organisatie te sturen. Vergeet niet dat je verbouwt met de winkel open. En hoe je het wendt of keert: de implementatie raakt echt iedereen binnen de organisatie. Met deze 6 praktische tips houd je iedereen aangehaakt.
Het project start met de analysefase. De nadruk ligt in eerste instantie de inhoudelijke zaken en het opzetten van het projectteam. Toch is het zaak om meteen de communicatie met de organisatie op te starten. De eerste klap is een aansprekende projectnaam. Die maakt meteen duidelijk waar je voor gaat. Pakkende voorbeelden uit het verleden zijn:
- MARS: Maak Administratie Rete Simpel
- Max Verstappen: vol gas naar AFAS
- KROKET: Krijg Retegoed Overzict in Tijd En Kosten
En we hebben meer inspiratie voor coole projectnamen.
Een coole naam is een mooie start. Voor de concrete invulling heb je meer nodig dan een projectgroep. Met een klankbordgroep bepaal je de ideale doelgroep voor je project. Dit moet dan wel een uitgebalanceerde afspiegeling van de organisatie zijn met voldoende variatie. Dus niet alleen mensen van de salarisadministratie of HR. Bedenk vooraf dat zij uiteindelijk de ambassadeurs worden die andere collega’s enthousiasmeren en helpen.
Klankborders kunnen ook meedenken over de boodschap en het doel van het project. Maak samen tastbaar waarom voor AFAS gekozen is. En weer eerlijk dat er ook dingen gaan veranderen. Dat is helemaal niet erg als het ook wat oplevert. Alleen mooie software in gebruik nemen is natuurlijk niet genoeg. Zorg dat de projectdoelstellingen glashelder zijn. Dat doe je met een herkenbare en tastbare doelstelling. Bijvoorbeeld: minder – saai – repeterend werk of met een druk op een knop een heel proces afhandelen. Ook die boodschap moet aandacht krijgen in de communicatie en hiervoor geldt zeker de kracht van herhaling.
Bonustip: Bij implementaties adviseer ik altijd dat de opdrachtgever of directeur een praatje houdt bij momenten waarop eindgebruikers tijdens de implementatie samen komen. Deze medewerkers hebben vaak aanzien binnen de organisatie. Het gaat hier bij vaak niet eens om de boodschap, maar meer dat een ‘autoriteit’ het belang van het project uitlegt en onderstreept.
Het is de kunst om de energie in het project van het begin vast te houden. Blijf dus communicatiemomenten organiseren en deel updates. Want alles wat je kunt vieren, moet je omarmen. Maak van klankbord sessies een regelrecht feestje. Dan weet je zeker dat resultaten ook echt gedeeld worden en gaan landen in de organisatie. En met een feestje bedoel ik ook een feestje. Zorg bij testen van de software of processen door nieuwe gebruikers voor gebak, lunch of een afsluitende borrel. Ook als er nog niks concreets te vieren is, geeft dit collega’s brandstof in drukke tijden.
Een laatste voordeel van vooraf goed nadenken over de doelen met een klankbordgroep is ook dat ernaar kunt verwijzen. Als er bijvoorbeeld discussie ontstaat in de projectgroep of in de organisatie kun je steeds laten zien waarom iets gedaan wordt. Je kunt zo vragen of wensen altijd toetsen aan de oorspronkelijke doelstellingen. Dat was het vertrekpunt om te zorgen dat iedereen straks ook echt van AFAS profiteert. Door dat steeds voor ogen te houden, voorkom je onrust en staat je project als een huis.
Directies willen met een software-implementatie de efficiëntie van administratieve processen verbeteren. Soms wordt vergeten dat zo’n verandering van boven naar beneden binnen een organisatie plaatsvindt. Als je als directie vindt dat er meer verantwoordelijkheden bij de operationele processen moeten worden gelegd, geldt dit ook voor jou. Ik heb regelmatig gezien dat directieleden het eens zijn met de projectdoelstellingen totdat ze zelf ook moeten veranderen en meer moeten leveren. Vervolgens willen ze het goedkeuren van declaraties, verlof, van hun eigen medewerkers toch uitbesteden. Als dat de aanpak is, ontstaat snel een glijdende schaal. Want waarom zou de rest van de organisatie het dan wél zelf moeten doen? Dat gaat ten koste van het draagvlak én de voordelen die je op voorhand wilde bereiken. Dus hier geldt: always practice what you preach!
Benieuwd hoe andere klanten hun implementatie hebben ervaren? In de videoserie ‘Met de kennis van nu’, spreekt Gerwin van den Bos, Consultancymanager bij AFAS, met klanten over hun hoogtepunten, tegenvallers en natuurlijk hun tips. Bekijk gelijk wat klanten zeggen over hun projectorganisatie: