Hoe vereerd wij er ook mee zouden zijn: werken met AFAS is nooit een doel op zich. Je doet dat om het werk leuker en beter te maken. Maar wat versta je daaronder? Vind je het bijvoorbeeld belangrijk dat medewerkers meer zelf doen, zodat HR ontlast wordt? Of dat je meer op een standaardmanier gaat werken, zodat er minder fouten gemaakt worden? Dat moet voor iedereen (laten we zeggen: directie, HR en bedrijfsvoering én het projectteam) helder zijn. In de praktijk is dat helaas niet vanzelfsprekend. Het gebeurt bijvoorbeeld regelmatig dat medewerkers die een implementatie moeten uitvoeren, niet betrokken zijn geweest bij de aanschaf van AFAS. Zij weten dan niet wat de aanleiding en de doelen waren. Dat staat heldere inrichtingsprincipes en een efficiënte verandering in de weg.
Communicatie is in veel trajecten de sluitpost. We kunnen dat wel verklaren. Organisaties zijn maanden druk geweest met de selectie van de juiste software, hebben plannen gemaakt voor de inrichting, en zijn in volle vaart aan de slag gegaan. Maar zonder communicatie ben je nergens. Werken met AFAS (of welke andere bedrijfssoftware dan ook) betekent namelijk nogal wat voor collega’s. Wijs daarom meteen iemand aan die verantwoordelijk is voor de communicatie. Zorg dat diegene vanaf het begin betrokken is, ook bij het bepalen van de doelen. Geef diegene ook voldoende tijd voor die taak. Vooral in kleine organisaties zien we nogal eens dat de HR-adviseur te veel taken heeft. Hij of zij doet dan de implementatie én de communicatie naast het gewone werk. Zo iemand is maanden na de implementatie nog bezig met uitleg en kleine wijzigingen, omdat de organisatie niet goed meegenomen is.
We zien de prachtigste voorbeelden voorbijkomen als het gaat om veranderingen communiceren in de organisatie. Zo was er een bedrijf dat een foodtruck had laten komen, iedereen van een hapje en drankje voorzag, en intussen vertelde over werken met AFAS. Super, als je maar één locatie hebt. Organisaties met meerdere vestigingen die de foodtruck alleen op de hoofdlocatie laten komen, slaan de plank mis. Communicatie is altijd maatwerk. Kijk daarom goed in je organisatie wat de verandering voor wie betekent. En pas daar je communicatie op aan. Moeten medewerkers zelf via AFAS hun declaraties gaan indienen? Dan lijkt de impact in de eerste instantie groot. Tenzij er maar een paar collega’s zijn die af en toe wat kopen voor de zaak. Dan valt het reuze mee. Met een impactanalyse bepaal je je doelgroepen én de impact per doelgroep. Wij hebben daar een eenvoudig formulier voor. Zo kun je gericht communiceren. En dat scheelt al een hele hoop.
Een behoorlijk risico bij veranderingen is, dat medewerkers op een bepaald moment teruggrijpen op hun oude werkwijzen. Je wilt bijvoorbeeld dat de medewerkers aanvragen indienen via een workflow en niet meer via de mail. Ze maken olifantenpaadjes om het toch op hun eigen manier te doen. En dat was nou precies niet de bedoeling. Je voorkomt het op twee manieren. Allereerst door een maand of twee na de verandering een nieuwe training of andere bijeenkomst te plannen. Zo zorg je voor een natuurlijk moment waarop collega’s kunnen vertellen wat hen goed bevalt, en waar ze tegenaan lopen. Je komt er hier in dit geval achter welke collega’s toch nog mailen over een aanvraag en waarom ze geen gebruik maken van de workflow. Je kunt hen vervolgens helpen om dit op te lossen volgens de bedoeling.
De tweede manier is om momentum te gebruiken. Doe je een implementatie of optimalisatie met een livegang in januari? Ga dan niet al in november of begin december intensief trainen. Gebruikers zijn de inhoud dan tegen de kerstdagen alweer vergeten. Train liever bijvoorbeeld meteen in januari. Dan kunnen de deelnemers wat ze leren direct toepassen in de praktijk.
Soms is het niet anders. Je moet met stoom en kokend water over op AFAS, omdat je oude licenties verlopen, er fouten in je oude software zitten, of om welke reden dan ook. Je hebt dan niet de tijd om de tips hierboven goed in de praktijk te brengen. Kijk dan goed hoe je kunt temporiseren. Laat medewerkers bijvoorbeeld de eerste drie maanden hun verlof nog op de oude manier aanvragen, terwijl je aan de achterkant al wel implementeert dat ze het zelf kunnen regelen. Zo houd je overzicht, en voorkom je dat je er met zijn allen instruikelt, en iedereen maar wat doet. Gebruik de tussenliggende tijd om je impactanalyse te maken, en je communicatie voor te bereiden. Zodat je in één keer goed en grondig begint.
In onze campagne 'Succes begint met AFAS' laat Jonas werk verdampen door te automatiseren. Hij helpt zo zijn collega's fijner werken. Stef Koeslag, Projectleider bij AFAS, geeft jou vijf tips om een dergelijke verandering binnen je organisatie slim aan te pakken.