De TU/e is een grote organisatie. Er zijn in totaal negen faculteiten, diverse onderzoeksinstituten en ondersteunende diensten. “We hebben vaste medewerkers, promovendi die tijdelijk in dienst zijn en medewerkers die niet op de payroll staan”, vertelt Rian. “De complete HR- en salarisadministratie doen we vanuit een centrale AFAS-omgeving. We betalen bijvoorbeeld de salarissen van zo’n 5.000 medewerkers via Payroll. Ook alle HR-processen, van pre-boarding, doorstroom tot uitdienst, zijn inmiddels geautomatiseerd. We gebruiken het hele AFAS-pakket. Dat bevalt goed! Eigenlijk moet de vraag eerder zijn: ‘Wat gebruik je niet?’”
TU/e heeft sinds de implementatie mooie stappen gemaakt. “We zijn van verschillende maatwerksystemen overgestapt naar een geïntegreerd softwarepakket, waarbinnen we heel veel processen hebben gestandaardiseerd en gedigitaliseerd. Dat doen we met een productteam van AFAS functioneel beheerders en HR- en Payroll medewerkers.” Deze combinatie van functies zorgt ervoor dat iedereen eigenaarschap voelt. Ook is de drempel voor verandering lager. “Samen werken we in sprints van drie weken steeds weer toe naar concrete verbeteringen.”
“Natuurlijk kijken we ook verder dan drie weken vooruit”, onderstreept Rian. “Voor eind 2023 willen bijvoorbeeld meer dashboards gaan gebruiken, zodat ook leidinggevenden meer handvatten krijgen om op te sturen. We zijn nu aan het onderzoeken hoe we de dashboards Verlof en Verzuim kunnen gebruiken. Hierbij is het wel de uitdaging om goed aan te sluiten op de bestaande rapportages van TU/e.”
Naast de plannen voor 2023 heeft TU/e een veel grotere uitdaging voor de boeg. Met een scale jump of schaalsprong wil de universiteit in 2032 twee keer zoveel afgestudeerde masters realiseren. Rian legt uit: “Die sprong is nodig om de groeiende vraag naar technisch talent van hightechbedrijven in de Brainportregio in te kunnen vullen. Deze ambities zorgen automatisch voor een flinke uitbreiding van het aantal medewerkers binnen onze organisatie. De softwareondersteuning is een belangrijke factor om deze groei in goede banen te leiden.”