De Dag van de AFAS Beheerder is de laatste jaren uitgegroeid tot het welkomstevent voor startende AFAS Beheerders. Van harte welkom bij de club! Je bent al een tijdje of pas net aan de slag met onze software en heel nieuwsgierig naar alle mogelijkheden en kansen. Het is echter goed te beseffen dat je niet alleen maar op de winkel past. Als AFAS Beheerder ben je extreem belangrijk voor jouw organisatie en collega’s. Je moet ook durven om visie te hebben: jij beheert en optimaliseert jullie omgeving om te zorgen dat je collega’s zinvoller én leuker werk krijgen. Zoals wij dat graag zeggen: jij inspireert beter ondernemen!
Het mooie is dat je niet alleen bent. Integendeel. Inmiddels zijn er ruim 9.500 geregistreerde AFAS Beheerders, waarvan er al 2.500 op de Dag van de AFAS Beheerder kwamen. Deze beheerders vertegenwoordigen een enorme hoeveelheid kennis en ervaring waar ook jij uit kunt putten. En de vraag naar AFAS-kennis blijft groeien. Naast het brede aanbod opleidingen, het Succesbeheer Traineeship, inspiratiesessies en webinars is er dus altijd iemand die je kan helpen. Maak hier vooral gebruik van. Vraag, ontdek, experimenteer en ga vooral DOEN!
Dat AFAS Beheerder een serieuze rol is, hoef je Hans Roozen, Manager AFAS Procesbeheer, niet te vertellen. Als je alle kansen binnen AFAS Profit wilt benutten, is het wel zaak dat je de basis goed op orde hebt. Het organigram en de autorisatiestructuur is hiervoor het fundament. Ga daar dan ook als eerste mee aan de slag. Voor bepaalde functies worden standaardautorisaties meegeleverd, maar breng altijd je eigen organisatie goed in kaart. Want als je de autorisatie goed regelt, kun jij je concentreren op het optimaliseren van processen. Vergeet niet: er is niets saaier dan alleen maar vinkjes zetten bij gebruikers. Laat mensen dat gewoon zelf regelen op basis van een goede structuur.
Als specialist kan Hans uren vertellen over AFAS beheer. Zijn belangrijkste boodschap is dat je als beheerder moet zorgen dat je zelf zo min mogelijk doet. Ga dus in ieder geval aan de slag met InSite. Dat is het startpunt van je dag. Bij AFAS heeft iedere afdeling een eigen pagina die in een oogopslag relevant nieuws, alle informatie, taken en signalen biedt. Geef je organisatie ook structuur met workflows. Dan weet iedereen weet wat hij of zij moet doen en blijft er niets meer hangen.
En zo’n workflow inrichten… dat is niet eng! Ga in gesprek en ontdek wat collega’s nodig hebben. En als er toch iets niets helemaal goed gaat, is er geen man overboord. Aanpassen is heel eenvoudig. Het enige wat je naast kennis nodig hebt? Lef!
AFAS Productmanagement werkt continu aan nieuwe functionaliteit. Elk jaar op AFAS Open vertellen onze Productmanagers trots wat we voor moois gaan toevoegen aan de software. Toch zitten er in de bestaande functionaliteiten parels waar jij en je collega’s veel plezier aan kunnen beleven. Daarom pitchen de productmanagers hun favoriete functionaliteiten waar je vandaag nog mee aan de slag kunt.
Wat dacht je van het delegatiemodel. Soms wil je dat een collega ook (tijdelijk) verlof kan verlenen of een gesprekscyclus overneemt. Inloggegevens uitwisselen is dan uit den boze, maar je hebt geen zin in extra werk. Het delegatiemodel maakt delegeren flexibel en super makkelijk. Je regelt het met een paar muisklikken. Je collega heeft meteen de juiste rechten en kan je werk zo overnemen. Bovendien behoud je zelf altijd inzicht in de afhandeling van taken.
Uren boeken voelt voor veel mensen als corvee; een noodzakelijk kwaad. De AFAS Pocket app was voor veel mensen al een verademing, maar je kunt het nog soepeler gebruiken. Met de wizard voor uren boeken richt je voor collega’s de ideale flow in. Zo maak je het voor je collega’s makkelijk om snel en met alle benodigde informatie hun uren te boeken vanuit één logische wizard. En het mooie is dat je dit alles in vijf minuten inricht.
Iedereen is inmiddels gewend aan de snelle service van Bol.com of Coolblue. Zo makkelijk moet inkopen op het werk ook zijn. Toch wil je als bedrijf wel grip op het proces en de uitgaven houden. OCI-koppelingen brengen deze twee werelden samen. Je collega’s bestellen direct in de webwinkel of catalogus van geselecteerde leveranciers, waarna je het bestelproces voltooit in InSite. Tegelijkertijd is het proces zo ingeregeld dat inkoopvoorwaarden, goedkeuring en budgettering goed afgedekt zijn. Dit kan al bij bijna 40 leveranciers en het aantal OCI-koppeling blijft groeien.
Een functionaliteit uit de oude doos is het dichtzetten van een periode. Iedere salarisadministrateur weet dat er op het laatste moment altijd nog declaraties of mutaties binnenkomen. Vaak nadat de periodieke controle al klaar is. Opnieuw controleren dan maar? Hier zit niemand op te wachten. Deze situatie voorkom je door de salarisverwerkingsperiode dicht te zetten. Dat betekent niet dat er geen mutaties meer mogelijk zijn. Vanuit een automatische toegevoegde verschillenperiode kun je die later nog verwerken. Die mutaties moet je nog wel goed controleren natuurlijk.
Robbert de Ruijter, Directeur Customer Operations, ziet op LinkedIn dat steeds meer mensen die trots zijn op de functietitel AFAS Succesbeheerder. De term applicatiebeheerder is niet alleen saai is, maar dekt ook gewoon de lading niet. Een Succesbeheerder is een adviseur die zorgt dat zijn organisatie tijd bespaart en collega’s makkelijker laat werken. Helemaal vanzelf gaat zoiets natuurlijk niet. AFAS wil in elke organisatie een spoor vernieuwing achterlaten, maar dat gaat niet zonder slag of stoot. Verandering aanjagen en je rug recht houden is soms lastig, maar als AFAS Beheerder moet en kun je die uitdaging toch aangaan. En gelukkig hoef je dat niet alleen te doen.
Het belangrijkste is dat je je goed voelt in je rol en je organisatie. Zorg dus dat je weet waar je het over hebt, jij bent de AFAS autoriteit. Maak dat ook duidelijk en betrek mensen bij je projecten – ook de zeurpieten. Op die manier weten collega’s en managers waar je mee bezig bent. Maak dus een jaarplanning en vul die met haalbare en concrete projecten. Belangrijkste element van je project? Een begin- en eindtijd! Kies dus in eerste instantie voor quick-wins, zodat mensen de positieve impact van veranderingen zelf voelen. En laat ons je helpen als het even niet lukt. Daar is de Succesmanager ook voor. De energie moet namelijk wel blijven stromen. Als mensen namelijk eenmaal merken dat je ze vooruithelpt, kun je ook die grotere projecten van de grond krijgen. Vergeet tot slot niet je successen, hoe klein ook, te vieren. Een post-it met Bedankt of een opbeurend mailtje volstaat ook!
Met deze tips groei je in no-time uit tot een AFAS Beheerder de dingen voor elkaar krijgt. Daar wordt iedereen blij van; jij en zeker ook je collega’s!
Nog even geduld. Alle video's van de Dag van de AFAS Beheerder 2020 worden binnenkort online geplaatst! Evenals een terugblik op de verschillende deelsessies.