Budget tot betaling

"Iedereen is inkoper"

Visie

Ga aan de slag met 'van Budget tot Betaling' en krijg grip op budgetten, prijs en kwaliteit van ingekochte goederen of diensten.

Elke organisatie heeft te maken met inkoop. Handelsgoederen of diensten van derden, maar ook kantoorbenodigdheden of relatiegeschenken. Veel inkoopprocessen zijn niet voldoende vormgegeven binnen de organisatie en haar informatiesystemen, wat in de praktijk resulteert in een wildgroei aan leveranciers en een gebrek aan grip op kwaliteit en inkoopvoorwaarden. Door inkoopprocessen te borgen in jouw ERP-systeem houd je grip op het proces en de uitkomsten hiervan. 

Uitgangspunten:

  • Iedereen is inkoper.
  • Minder administratie, controle op uitzonderingen.
  • Vrijheid in gebondenheid.
  • Beperkter aantal voorkeursleveranciers.
  • Rechtstreeks op de website van de inkooprelatie bestellen via OCI-koppelingen.
  • Goedkeuring voor de aanschaf vindt vooraf plaats.

1. Budgetteren

 

Als je gebruik maakt van het procuratieschema, kun je de goedkeuring van de aanvraag laten uitvoeren door de budgethouder en wordt de aanvraag ten laste van het budget geregistreerd. Uiteraard heb je als budgethouder direct zicht in de budgetruimte.
 

 

Voorbereidingen voor de workshop

  • Wordt er begroot op grootboek, kostenplaats en/of kostendrager?

2. Contractbeheer


Heb je een leverancier die je vaker gebruikt, dan zou je daar een voorkeursleverancier van kunnen maken en de contractafspraken daarvan vastleggen. Bij het maken van de bestelling, kun je aangeven dat de bestelling gekoppeld moet worden aan het betreffende contract.
 

 

Voorbereidingen voor de workshop 

  • Waar worden nu alle inkoopcontracten opgeslagen?
  • Welke type contracten onderscheiden jullie?
  • Welke rollen/eigenaren zijn er betrokken bij een contract?

3. Inkoopaanvragen

 

De aanvraag loopt via een workflow en wordt omgezet naar offerte of order. Aanvragen doe je vanuit een productcatalogus, via een vrije aanvraag of via een OCI-koppeling. OCI is er om vanuit de webshop van de leverancier te bestellen en automatisch een inkoopaanvraag in Profit vast te leggen.
 

 

Voorbereidingen voor de workshop 

  • Welke vrije inkoopaanvragen kunnen jullie?
  • Welke OCI-koppelingen willen jullie?
  • Willen jullie een interne catalogus bijhouden?

4. Bestelling

 

Als de aanvraag is goedgekeurd kun je deze doorzetten naar de Inkooporder, zodat de bestelling bij de leverancier gedaan wordt. 

Dat kan per aanvraag of als je een inkoopafdeling hebt via Profit door daar de bestelling te maken van alle goedgekeurde aanvragen.
 

 

Voorbereidingen voor de workshop 

  • Wie mag wat bestellen?
  • Hoe moeten inkoopaanvragen goedgekeurd worden?

5. Levering

 

Zodra de goederen of diensten geleverd zijn kun je de levering daarvan registeren.

Door middel van een goederenontvangst of het vrijgeven van de verplichting die gekoppeld is aan de inkooporder.
 

 

Voorbereidingen voor de workshop 

  • Waar mogen goederen geleverd worden?
  • Wie moet er een ontvangst boeken?

6. Automatische E-factuur

 

Het verwerken van de digitaal ontvangen inkoopfacturen is een proces op zich. Snelheid is daar van belang, want het is de start van het goedkeuren van de factuur en uiteindelijk het doen van de betaling aan de crediteur.
 

 

Voorbereidingen voor de workshop 

  • Hoe gaan jullie inkoopfacturen inlezen?

7. Betaling

 

De laatste stap in het proces is het betalen van de inkoopfactuur via een betaalopdracht. Uiteraard wordt er rekening gehouden met de vervaldatum van de factuur.
 

 

8. Memoriaalboeking beoordelen
 

Je kunt memoriaalboekingen beoordelen via de workflow. Hiermee houd je grip op boekingen die mogelijk 'interen' op een budget.
 

 

Voorbereidingen voor de workshop 

  • Hoe moet de goedkeuring van een memoriaalboeking eruit zien?

Beschikbare cursussen

Wil je een cursus volgen over een onderwerp van dit thema?