Om dat te bewijzen staat deze dag in het teken van de lancering van Profit 1, een compleet nieuwe versie van de software. Profit 1 koppelt de rijke functionaliteit van alle eerdere versies aan optimaal gebruiksgemak. Met de vernieuwde user interface kan iedereen nog makkelijker en prettiger werken met AFAS!
Na dit grote nieuws doet CEO Bas van der Veldt, de aftrap van de AFAS Open met nog meer goed nieuws. “Als we puur naar ERP kijken, gebruiken 1.000 accountantskantoren onze software om ruim 60.000 administraties te ondersteunen. Bovendien zijn 43 van de top 50 accountants klant. Of zoals wij denken: zeven van deze 50 zijn nóg geen klant.” Andere hoogtepunten zijn dat AFAS voor het derde jaar op een rij beste werkgever is, en het clubhuis het meest duurzame kantoor van Nederland. Verder bereikte AFAS de hoogste trede op MVO prestatieladder. Dit alles onderstreept hoe belangrijk CSR is. En AFAS is AFAS niet als niet iedere medewerker daar aan bijdraagt.
AFAS vindt dat klanten zelfredzaam moeten zijn. “Daar helpen we ze wel bij. Bijvoorbeeld met opleidingen en training. Hoe gaaf is het als je zelf het maximale uit de software kan halen. En als het dan niet lukt, staat Support voor iedereen klaar.” Toch gaat AFAS daar wel iets strenger in worden. Het is cruciaal dat beheerders wel de juiste cursusroute hebben gevolgd. Tegelijkertijd introduceert Bas Support+. “We willen niet meer incident-gestuurd helpen, maar fouten voor zijn en klanten proactief verbetertips geven. Nieuw is dat we deze inrichting in de omgeving van de klant gaan doen, mits daar toestemming voor gegeven wordt. Deze nieuwe support kost overigens niets extra.”
Inspireren staat vandaag centraal voor Directeur Productdevelopment Mohamed Amri, en dat doe hij door te vertellen hoe Profit nog beter is geworden. Directe communicatie is dan essentieel. Daarom is de wensenlijst nu openbaar. “Je kunt eenvoudige wensen insturen en ook snel checken of je wens al eerder is ingestuurd. AFAS houdt je op de hoogte en geeft aan wat er met verzoeken gebeurt. Of niet natuurlijk, maar dan vertellen we in ieder geval waarom.”
Het belang van InSite en OutSite voor het bouwen van een stevige organisatiecultuur is volgens Mohamed niet te onderschatten. Hoe je dat kunt aanpakken, kun je afkijken bij andere klanten. Er zijn inmiddels veel mooie voorbeelden. “Eén keer goed neerzetten, is helaas niet voldoende, je moet het echt bijhouden. En daar gaat AFAS bij helpen door het stuurwiel over te nemen met een nieuw, versimpeld thema. Natuurlijk wel in je eigen huisstijl en volgens je eigen inrichting. Zo is je voorgevel altijd up-to-date.” Een nog overzichtelijkere opmaak en extra gebruiksgemak zijn dan zeer effectief. In het verlengde van deze verbeteringen zijn de condities van workflows volledig zelf in te stellen, waardoor ze automatisch doorlopen. En met de workflow-editor kopieer je eenvoudig condities om ze te hergebruiken. Eigenlijk zijn er teveel verbeteringen in de nieuwe Profit-versie om ze allemaal te belichten. De extra beveiliging op tweefactor authenticatie, en de agenda-functionaliteit in InSite, zijn een paar voorbeelden die hij graag demonstreert.
AI kan niet onbesproken blijven. AFAS heeft Jonas, de hoofdrolspeler uit de nieuwe commercial, gebombardeerd tot chatbot. Ook wordt Jonas in de software geïntegreerd. Hierdoor kan AI taken overnemen. Hoewel Jonas nog volop in ontwikkeling is en pas eind dit jaar verwacht wordt, ziet Mohamed veel kansen, onder andere in het sales- en HR-proces. “Jonas kan met de beschikbare data een perfecte forecast samenstellen of het complete proces rondom een beoordelingsgesprek ondersteunen. Dit scheelt je veel uitzoekwerk.” Net als Bas roept Mohamed iedereen op om met AI aan de slag te gaan. En vergeet niet je suggesties op de openbare wensenlijst te zetten. Dan kan iedereen ervan profiteren. En om te benadrukken dat AFAS mee gaat met de tijd, presenteert Mohamed de compleet vernieuwde Profit met alle functionaliteit en nog meer gebruiksgemak.
Productmanager Bart Grootveld windt er geen doekjes om. Profit oogde langzaamaan wat ouderwets. Hoogste tijd voor een nieuwe, moderne user interface. Tegelijkertijd moet Profit wel Profit blijven natuurlijk. Daarom was het vertrekpunt dat de nieuwe versie modern en intuïtief, herkenbaar én consistent en voorspelbaar moet zijn. Met Profit 1 is dat helemaal gelukt volgens Bart: “AFAS stapt een nieuw tijdperk in. In de nieuwe look & feel is Profit Home het startscherm. Van daaruit heeft iedere gebruiker een helder overzicht met favorieten, historie en meldingen. Deze laatste sectie is nieuw en vraagt proactief aandacht voor specifieke dingen die niet helemaal goed zijn gegaan. Hoewel het startscherm anders is, kan iedereen er direct mee werken.”
Profit 1 is gebaseerd op vier pilaren: Weergave, Eigenschappen, Wizard en Boekingen. De gemene deler is dat elke scherm rust en overzicht uitstraalt. “Gebruikers bepalen zelf wat ze willen zien, zodat schermen altijd relevant zijn. Alle lay-outs zijn logisch te gebruiken en je ziet alleen informatie die je op dat moment nodig hebt. Ook speciale schermen zoals de autorisatietool en de salariscockpit zijn vernieuwd.” De nieuwe zoekfunctie in de autorisatietool zorgt voor een spontaan applaus van het publiek. Zelf is Bart super enthousiast over de donkere modus. Dit is minder belastend voor je ogen en verbruikt tot 70% minder energie. In zijn ogen is het echter veel belangrijker dat het er gewoon heel tof uitziet. Vanaf augustus kan iedereen dit zelf gaan ervaren.
Bij de stands kon je terecht voor vragen en dienstverlening. Ook de teams van Content en Productontwikkeling stonden klaar voor vragen. Die gingen vooral over hoe de nieuwe Profit 1 er uitziet en werkt. Highlights van de stands:
Productmanager Niels Vogel ging in op de impact van CSR en de nieuwe CSRD-richtlijnen van de EU. AFAS is er al volop mee aan de slag en ervaart dat het echt een leerproces is. Het CSR dashboard helpt onderwerpen zoals diversiteit, energieverbruik en mobiliteit inzichtelijk te maken. Omdat rapporteren een tijdrovend proces kan zijn, is het verstandig de vastlegging te automatiseren. Vrije velden helpen hierbij. Tot slot moet CSR volgens Niels een feestje voor de hele organisatie zijn. Collega’s kunnen elkaar stimuleren en motiveren. Bij AFAS is er bijvoorbeeld een Green Team met mensen uit alle afdelingen. Via InSite kan iedereen suggesties doen. Maar wat je als organisatie ook doet, start vandaag nog!
Helaas kunnen we bij AFAS niet alles sturen. Soms moeten we de regelgeving gewoon volgen. Maar dan moeten de regels er wel zijn. De handreiking voor het vastleggen van de C02-uitstoot van werkgebonden mobiliteit heeft vrij lang op zich laten wachten. Het idee is dat werkgevers vanaf 1 januari 2024 de jaartotalen in kilometers voor alle werkgebonden mobiliteit van medewerkers moeten vastleggen en rapporteren. Dit betreft zakelijke lease en/of eigen wagenpark, zakelijke mobiliteitsdiensten, zakelijke declaraties en woon-werkmobiliteit. Bij AFAS kijken we graag vooruit dus vind je een deel van deze onderdelen al in ons CSR dashboard. Hier brengen we alle relevante informatie alvast samen, zodat je snel kunt schakelen om de CO2-uitstoot inzichtelijk maken en liefst terug te dringen. Dit is maar een greep uit de vele voorbeelden en functionaliteit die Productmanager Nieke Dorland heeft gedemonstreerd.
Na de spectaculaire aankondiging van Profit 1 ging Productmanager Bart Grootveld in zijn deelsessie dieper in op de kracht van InSite en OutSite als cultuurbouwer. Alle processen komen hier online samen, je kunt collega’s en klanten vinden en iedereen optimaal informeren. Om die ervaring te verbeteren, is niet alleen de interface in Profit 1 vernieuwd. In de nieuwe versie is de Profit agenda ook in InSite beschikbaar. Deze integratie is cruciaal omdat de agenda centraal staat bij veel processen. Bovendien is het vaak een startpunt van workflows. Dit varieert van een ruimte boeken tot dossiervorming. Extra voordeel is dat je afspraken voor hele teams of consultants snel kunt inplannen. Tot slot stipt Bart de styling van In- en OutSite aan. Met een grote hoeveelheid thema’s en instellingen was dit niet altijd eenvoudig. AFAS gaat hier nu bij helpen door het gekozen thema te onderhouden. Dit gaat dan puur om de looks. AFAS zorgt dat de weergaves goed zijn de rest doe je zelf.
AFAS Beheerders willen altijd weten wie welke rechten voor de software heeft. Teveel rechten voor gebruikers brengt risico’s mee en te weinig gaat ten koste van de productiviteit. Media & Content medewerker Kim Dierckxsens ontwikkelde het Autorisatie dashboard, dat ze met feedback van klanten continu aanscherpt en uitbreidt. Het dashboard is gebaseerd op gebruikersgroepen en heeft verschillende werkbladen. Bijvoorbeeld KPI’s checken om de status van autorisaties inzichtelijk te maken. Want als iemand die uit dienst is toch nog rechten heeft, wil je dit weten en oplossen. Met het dashboard heb je dus een helder overzicht en met speciale filters weet je bijvoorbeeld wie rechten heeft voor Profit, InSite en Pocket. Zo is precies duidelijk wat iemand mag; alleen inzien of ook onderhouden. Dit scheelt veel uitzoekwerk. De optie om gebruikers en groepen te vergelijken, werd heel enthousiast ontvangen door de deelnemers.
De meest bijzondere deelsessie was een heuse tijdreis experience. In de voetsporen van Michael J. Fox in de film Back to the future gingen deelnemers letterlijk terug in de tijd. De uitdaging was om in 1985 een nieuwe medewerker in Profit in te voeren. In de old school ‘green screens’ was dat bepaald niet makkelijk. Je moest eindeloos veel velden invoeren. Dit duurde niet alleen heel lang, ook de kans op een typefout was aanzienlijk. Als het eenmaal gelukt was, volgde en bevestiging uit een matrixprinter. Gelukkig nam Marty ‘Bas van der Veldt’ Mcfly je vervolgens mee naar 1996. En hoewel je met de Window95 versie wel wat sneller was – je kon al makkelijk informatie kopiëren, was je toch nog wel een tijdje bezig. Ervaar het zelf en speel de experience online!
Terug in 2023 blijkt werken met Profit 1 een regelrechte verademing. Na de tijdrovende werkwijze uit het verleden, neemt de software je aan de hand door het proces. Je voert de naam in en verder verloopt alles nagenoeg automatisch. Een heerlijk gevoel, zeker met de nieuwe look van Profit 1.
In dit artikel vind je de highlights van de AFAS Open. Uiteraard waren er nog veel meer sessies te bezoeken.