“Hier heb ik toch helemaal geen tijd voor”

Van oplosser van fouten naar stuwer van succes

Als Succesbeheerder komen mensen vanuit de gehele organisatie bij jou terecht. De reden waarom ze op je (digitale) deur kloppen is dan weer bijzonder tweeledig. Enerzijds ben je dé inspiratiebron wanneer het op efficiënter en fijner werken aankomt. Anderzijds ben je soms, hoe oneerbiedig ook, het afvoerputje van (IT-)problemen die vervolgens op jouw bordje worden geschoven. Wij zien in dat eerste aspect je main task en in dat andere iets wat er nou eenmaal bij hoort, maar zeker niet de overhand moet hebben.

Allemaal mooi, al die technologische ontwikkelingen die ook het bedrijfsleven ingrijpend veranderen, maar je moet dan wel de kans krijgen daarmee aan de slag te gaan. Je ziet allerlei opties voorbijkomen, de ene nog disruptiever dan de ander, maar tegelijkertijd staat er om de vijf minuten weer een collega aan je bureau die óf zijn uren maar niet krijgt verwerkt, niet snapt of haar kilometerdeclaraties correct zijn ingediend óf die knakker van de afdeling Sales die plots zijn prospects nergens meer terug kan vinden.

Toegegeven: aan het einde van de dag zijn er weer tig brandjes geblust, maar heb je nou eindelijk tijd gehad om eens kritisch naar het optimaliseren van die flow voor werving en selectie te kijken? Heb je de organisatie een procentje beter gemaakt? “Nee precies”, zucht je? Dan is het tijd om daar eens wat aan te doen. Niet door maar aan te blijven modderen, maar door het heft in eigen hand te nemen!

Pak je rol op!

Je bent een Succesbeheerder, geen callcenter. Als je een workflow hebt die aanwijsbaar werkt, moeten mensen hier zoveel mogelijk zelf uit zien te komen. En deze workflows genereren ook data, waarmee je makkelijk inzichtelijk maakt wat voor vragen er binnenkomen. Collega’s die direct de telefoon oppakken wanneer ze iets niet snappen leren natuurlijk ook niets. Het helpt om een aantal FAQ’s op te stellen, mochten die er nog niet zijn. Hopelijk levert dit je al wat meer tijd en ruimte op.

Lees ook: Succesbeheer, laat je zien (inclusief keynote van de Dag van de AFAS beheerder)

Neem de juiste houding aan

Het is niet alleen een kwestie van taken die je toegewezen worden: het is ook de vraag hoe je er zelf in staat. Ben je iemand die zich onbewust verschuilt achter de brandjes om zo vooral niet met inspireren en innoveren bezig te zijn? Als ‘verbeteren’ jouw middle name is: draag dat dan ook uit! Je zult zien dat mensen sneller aanhaken dan wanneer je dit alleen uit pure noodzaak doet. Kun je de collega’s in kwestie ook meteen om input vragen.

Het is namelijk een zichzelf versterkend proces

Blijf je maar steeds als een afvoerputje de problemen van anderen oplossen, dan kom je nooit echt verder. Maar draai je het om: gun jij jezelf (en – natuurlijk – je organisatie jou) de kans om te optimaliseren, dan gaat dit je na verloop van tijd alleen maar méér tijd opleveren, om na te denken over verdere optimalisatie en dit ook daadwerkelijk in gang te zetten. Natuurlijk: dit zal in het begin vast weerstand oproepen. Maar zoals het Eindhovense Uticon het zelf omschrijft: “Soms moet je een beetje doordouwen.” Optimaliseren is immers een lang proces: het Brabantse advies- en ingenieursbureau geeft aan na tien jaar nog steeds niet daar te staan waar het graag wil zijn.

Tip: Gebruik een jaarplanner. Dit helpt jou onze software van beter te onderhouden en te optimaliseren

Meer werkplezier

Zoals we in een eerdere blog al omschreven, vindt niemand het leuk om werk uit te voeren dat net zo goed geautomatiseerd kan worden (wat we voor de handigheid maar even ‘dom werk’ noemen). Succesbeheerders denken graag vooruit: nóg beter, nóg efficiënter. Heb je het rad eenmaal aan het draaien (zie punt 3), dan komen steeds meer rotklusjes náást in plaats van óp je bord te liggen. Jij een blijere beheerder, je bedrijf opnieuw een paar stappen verder.

De resultaten worden zichtbaar

Niet alleen kunstenaars willen graag hun werk laten zien: iederéén wil graag zijn talenten etaleren. Als afvoerputje ben je alleen maar bezig om problemen op te lossen. Als inspirator zet je juist gave dingen neer, die je ook wílt tonen aan de wereld. Of, om maar even mee te beginnen, eerst aan je collega’s en hopelijk ook aan de directie. Denk aan die ene collega die zo opvalt in de organisatie. Zijn of haar werk is ook behoorlijk zichtbaar, niet?

Word jij die inspiratiebron?

Toegegeven: het vraagt wel wat tijd, maar deze switch in (werk)houding levert je vervolgens zoveel meer tijd, ruimte en werkplezier op, dat wij niet anders kunnen zeggen: ga hier samen met ons mee aan de slag! We nodigen je daarom uit om het Traineeship Succesbeheerder te volgen!