Eerst een korte introductie: Ik heb een achtergrond in het communicatievak met een eigen bedrijf voor het versterken van klantloyaliteit. Hierdoor ken ik het belang van een goede presentatie, ook online. Via een uitstapje in de ICT-sector ben ik als AFAS Beheerder bij ZB beland. Dat was best een bijzondere stap omdat ik geen ervaring met AFAS had. Het Succesbeheer Traineeship was daarom zeer welkom én inspirerend. Ik voel inmiddels veel vertrouwen binnen ZB en krijg de vrijheid en ruimte om zelf initiatieven te nemen.
We hadden een werkende InSite, maar mijn collega’s werden tot nu toe min of meer gedwongen om daar gebruik van te maken. Natuurlijk is het belangrijk dat je praktische dingen zoals declaraties en uren boeken makkelijk kunt doen. Toch heeft InSite voor mij ook een sterke sociale functie. Het kan een veel grotere rol spelen voor de communicatie binnen ZB. Met nieuws en berichten over evenementen of nieuwe collega’s wordt het veel dynamischer. Het is dus de uitdaging te zorgen dat mensen met plezier naar InSite gaan en er ook meer tijd besteden. Het moet leuk zijn in plaats van een ‘moetje’. Het hielp niet dat de omgeving niet intuïtief genoeg was en informatie niet altijd goed vindbaar. Tijd voor actie dus.
Tijdens mijn Succesbeheer Traineeship kregen we een demo over InSite. Dat was een mooi vertrekpunt om me verder te verdiepen. Ik wilde ontdekken hoe we InSite optimaal kunnen inzetten bij ZB met oog voor zaken als de inrichting, paginaopbouw en kleurstelling. Verder heb ik Google Analytics geactiveerd om het daadwerkelijke gebruik te meten met harde cijfers per pagina. Ik kreeg inzicht in het aantal bounces en hoe lang pagina’s bezocht werden. Als dat een seconde of minder is, kan dat een indicatie zijn dat iets niet duidelijk is. Aan de andere kant wist ik ook welke pagina’s wel goed bezocht zijn. De informatie of functionaliteit die daar op staan, is blijkbaar nuttig.
Als eerste ben ik goed gaan kijken naar wat AFAS al heeft. Er zijn al mooie thema’s die goed aansluiten bij onze eigen identiteit. Het is best makkelijk om die basis af te stemmen op onze huisstijl en de inrichting van pagina’s. Verder heb ik met de communicatieafdeling overlegd over kleurgebruik, lettertypes en logo’s. Het is wel zaak dat InSite naadloos aansluit op de andere uitingen en kanalen. Aansluitend ben ik gewoon aan de slag gegaan met de opbouw van thema’s en de indeling van de menu-items. Zo heb ik bijvoorbeeld een mock-up van de homepagina gemaakt met knoppen en weergaves. Dit was wel allemaal nog in een testomgeving.
Naast mijn eigen onderzoekwerk heb ik met collega’s gespard over wat er nodig is op InSite. Dit hielp te bepalen welke processen echt belangrijk zijn. Door direct contact te zoeken, kon ik voorkomen dat ik dingen over het hoofd zag. Om de vaart erin te houden, heb ik wel geprobeerd teveel vergaderen te voorkomen. Naast collega’s was ook de directeur betrokken bij de designsessies. Deze waren heel stimulerend en gaven me vertrouwen dat ik op de goede weg was. De feedback was waardevol. Er was zeker ruimte voor inspraak, maar door collega’s gedoseerd mee te nemen in het proces waren er wel duidelijke kaders. Zo konden we tempo houden.
Ik vind het super te merken dat collega’s zich veel meer thuis voelen op InSite nu. Als ze op InSite komen, voelt het echt als een ZB-plek. De indeling is logisch, waardoor alles wat ze nodig hebben eenvoudig te vinden is. Of het nu gaat om nieuwsberichten of handleidingen. Bovendien kun je veel meer zelf regelen. Als je contact met financiën wilt, doe je dat met een muisklik en als projectleider wijzig je eenvoudig je team. Al met al is het gebruik van InSite nu veel gezonder. Ik zie via Analytics dat er veel minder bounces zijn en mensen langer op pagina’s doorbrengen.
In het ontwikkeltraject is ook de lancering al vroeg meegenomen. Rondom de livegang zijn nieuwsberichten gepubliceerd dat InSite in een ander jasje is gegoten. Omdat een verandering altijd wennen is, heb ik op Home een knop ‘Help ik ben iets kwijt’ gemaakt. Zo kon ik collega’s snel helpen en wist ik ook of echt alles overgezet was. Een nieuw fris uiterlijk en zorgen dat alles makkelijk vindbaar is, zijn belangrijk, maar je moet vooral ook niet vergen mensen daadwerkelijk te betrekken. Omdat ik dit al vroeg heb gedaan, leefde het onderwerp al binnen de organisatie.
Het volgende project wacht al. Ik wil graag het design van ons Werving en Selectie-proces verbeteren met Werkenbij.deZB.nl. Iedere organisatie heeft te maken met personeelstekorten en om aantrekkelijk te zijn voor nieuwe mensen moet ook het Werving en Selectie-portaal 100% kloppen. Deze omgeving moet er niet alleen heel goed uitzien, maar het moet ook functioneel allemaal soepel lopen. Het sollicitatie- en indienst-proces moet supereenvoudig zijn voor kandidaten en voor mijn collega’s. Zo’n omgeving is dan echt ons visitekaartje. Wat dat betreft was de make-over van InSite een perfecte voorbereiding.
In onze campagne 'Succes begint met AFAS' laat Jonas werk verdampen door te automatiseren. Hij helpt zo zijn collega's fijner werken. Gary Jankowski volgde het Succesbeheer Traineeship én is de Jonas van zijn organisatie. In dit artikel vertelt hij hoe hij InSite heeft vernieuwd.