Eerst een kort introductie: “Ik kom het uit het HR-vak en ben nu zo’n tweeënhalf jaar AFAS Beheerder bij Boni. AFAS kende ik al als gebruiker, maar de rol van beheerder was nieuw. Mijn eerste jaar was dan ook een soort wervelwind. Door veel zelf te ontdekken, met hulp van mijn collega en diverse cursussen, kreeg ik steeds meer grip op de software. Na dik een jaar meters maken, was ik voor mijn gevoel een volwaardig AFAS Beheerder. Met het Succesbeheer Traineeship heb ik mijn kennis verder aangescherpt. Hier kon ik nog meer diepgang ontwikkelen om echt aan de slag te gaan met optimalisaties.”
Boni heeft een centraal hoofdkantoor voor kernprocessen zoals logistiek, maar verder bestaat de organisatie uit 51 zelfstandige filialen. Om deze supermarkten goed te laten draaien, zijn veel mensen nodig. Zeker bij de hulpkrachten is het verloop vrij groot. Gemiddeld starten 150 nieuwe medewerkers per maand. Het oude sollicitatieproces was nog volledig op papier gebaseerd. Met veel mutaties betekende dat een hoop heen en weer geschuif met papieren contracten en het handmatig invullen van formulieren. Dit was tijdrovend voor leidinggevenden en voor sollicitanten. Zeker voor deze laatste groep, vooral jongeren, is zo’n proces niet meer van deze tijd. Bovendien moet de employee branding in tijden van schaarste 100% kloppen. Tijd om het Werving & Selectieproces met de software van AFAS te digitaliseren.
Mijn voorganger had het geraamte voor het Werving & Selectieproces in Profit opgezet. Dit was de basis voor mijn werk aan de voorkant. Hierbij helpt het dat ik al met een HR-bril naar AFAS kijk. De voordelen van digitalisering in de organisaties waren niet te missen. Tijdens het Succesbeheer Traineeship heb ik niet alleen de inrichting van een soepel Werving & Selectieproces gezien, maar ook de voordelen van een digitale handtekening. Dit alles heb ik meegenomen bij de inrichting voor Boni.
Het proces start op WerkenbijBonisupermarkt. Hier publiceren vestigingen hun vacatures, welke zijn gecategoriseerd en gekoppeld aan filialen. Geïnteresseerde kandidaten solliciteren via een compact invulscherm. Een leidinggevende krijgt de reacties in zijn takenlijst en kan iemand direct digitaal uitnodigen of om meer informatie vragen. Na een positief gesprek kan een kandidaat gelijk in dienst gemeld worden. Dan wordt ook meteen een loonheffingsverklaring gegenereerd. Voor het contract doorlopen manager en kandidaat de infographic arbeidscontract. Met deze visuele arbeidsovereenkomst zie je snel je taken en je salaris, inclusief links naar onder andere de CAO. Het contract kan dan digitaal getekend worden. Zo is het complete proces afgedekt.
Het is heel prettig dat Boni een flexibele organisatie is die wel gewend is aan verandering. Ik heb mijn plannen uiteengezet bij het management. Samen hebben we gekeken wat er nodig was en is er een projectteam opgezet met de HR- en de DTP-afdeling. HR voor de inrichting van het proces zelf en DTP voor de aansluiting bij de huisstijl. Dit ging dan om de Werkenbij-site en bijvoorbeeld de infographic. Communicatie over hoe dit project zo goed mogelijk in de organisatie kon landen, is ook meteen meegenomen. Hierna volgde de aankondiging van de Werkenbij-site bij het management in de filialen. Voor de pilot met de bedrijfsleiders hebben we bewust een mix gekozen: van een AFAS-topper tot iemand zonder ervaring. Op die manier wisten we zeker dat de feedback breed was. Door deze groep nauw te betrekken, konden zij ook de lokale ambassadeurs en enthousiastelingen worden.
In de retail zijn de marges klein, waardoor iedereen resultaatgericht is. Tijd besparen betekent voor bedrijfsleiders geld besparen. Het Werving & Selectieproces is door de digitalisering een stuk efficiënter geworden. Er is nu een geautomatiseerd en gestroomlijnd proces waardoor iemand aannemen veel minder handelingen en tijd vraagt. Dit geldt voor Boni én voor de sollicitanten. Door het grote verloop zijn er veel mutaties en die kunnen leidinggevenden nu sneller en makkelijker afhandelen.
Daarnaast is er nu altijd inzicht in de status van een proces. Niet onbelangrijk is ook dat we door de digitaliseringsslag een werkgever zijn die goed aansluit bij de verwachtingen en belevingswereld van de huidige generatie medewerkers. Een papieren proces past dan niet meer. Tot slot gebruiken we nu veel minder papier. Als je uitgaat van 150 nieuwe mensen per maand waarvoor een contract en loonheffingsformulier geprint werd, zijn we nu veel milieubewuster.
Het mooie aan mijn werk als AFAS Beheerder is dat er altijd wel wat te doen is. Ik merk wel dat veel projecten nog HR-gericht zijn. Zo wil ik de beoordelingscyclus nog verder digitaliseren. Toch kijk ik ook breder. Er kan zoveel met de software. Momenteel ben ik vooral nog aan het snuffelen aan de commerciële mogelijkheden. Met de functionaliteit rondom marketing wil ik de filialen ook gaan ondersteunen, bijvoorbeeld om de online conversie te verhogen. Maar ook met category management zie ik nog kansen. Op de langere termijn heb ik nog genoeg ambities!
In onze campagne 'Succes begint met AFAS' laat Jonas werk verdampen door te automatiseren. Hij helpt zo zijn collega's fijner werken. Killian Visser volgde het Succesbeheer Traineeship én is de Jonas van zijn organisatie. In dit artikel vertelt hij hoe hij het Werving & Selectieproces heeft gedigitaliseerd.