De overstap naar AFAS biedt je de kans échte verbeteringen door te voeren. Je kunt werk laten verdampen door processen vergaand te automatiseren. Maar dan moet je wel weten waar deze kansen liggen. Dat is lastig als de bestaande processen niet goed in kaart gebracht zijn. Bijvoorbeeld een declaratieproces met verschillende goedkeuringsstappen, waardoor de doorlooptijd lang is en declaraties niet altijd in dezelfde maand uitbetaald worden. Als je dat weet, kun je bepalen hoe je het zou willen. Natuurlijk is dat vooraf nog lastig in te schatten, maar tegelijkertijd bieden wij met SIMPLR wel templates met best practices voor jouw specifieke branche. Op die manier kun je de wensen binnen je afdelingen of organisatie al vergelijken met de best practices. Hier kun je navigeren naar een branche of direct naar een proces, zoals declaraties. Zo weet je bijvoorbeeld heel snel welke processen straks niet meer nodig zijn en waar het meeste voordeel te behalen is. Dan staat er direct al een goed fundament.
Bij sommige klanten bepaalt de inkoopafdeling vooraf de eisen. Na de definitieve keuze start dan het echte werk. Gebruikers profiteren optimaal van de software als de processen kloppen en naadloos aansluiten bij de praktijk. Daarom is het noodzakelijk om in het projectteam proceseigenaren uit domeinen zoals HRM of Finance aan te stellen. En geef ze ook de bevoegdheid en verantwoordelijkheid om vanuit hun kennis en ervaring bij te dragen. Laat dus mensen van HRM hun de processen – bijvoorbeeld voor indienst, doorstroom en vertrek - in kaart brengen.
Natuurlijk kunnen en willen we hierbij ondersteunen. Toch zul je zelf je eigen projectteam moeten klaarstomen om de juiste doelen te bepalen. De entreescan helpt daarbij. Dit is een enquête die wij bij de start van een implementatie direct genereren voor de projectleden aan de klantkant. De antwoorden op deze 19 vragen geven ons inzicht in wie de projectleden zijn en hoe ze naar de organisatie en de veranderkundigheid kijken. Dan maak je een vliegende start.
“De kracht van onze software wordt grotendeels bepaald door de gebruikers”
Een software-implementatie is vrijwel altijd onderdeel van een groter project. Een breder organisatiedoel is dan bijvoorbeeld HRM professionaliseren. Hierbij horen dan doelen zoals verantwoordelijkheden beter verdelen of personeelskosten verlagen. Maar ook efficiëntieverbetering, flexibiliteit om snel aanpassingen door te voeren, beter inzicht in cijfers) en kostenbesparingen zien we veel bij klanten. De keuze voor AFAS is hier een onderdeel van. Dit moet je niet uit het oog verliezen en het liefst vastleggen in een business case. Op die manier is het organisatiedoel duidelijk en is er een route, waarbinnen de implementatie van AFAS een logische stap is. Dit draagt bij aan een breder draagvlak en dit inzicht helpt bij alle vervolgstappen van de implementatie, bijvoorbeeld bij de inrichting en communicatie.
Het heeft veel voordelen om vóór de implementatie of optimalisatie een aantal zaken te meten. Voor HRM kun je dan denken aan de doorlooptijd van het indienst-proces of het aantal processtappen dat hiervoor nodig is. Door deze KPI’s na de implementatie te vergelijken met de nieuwe situatie, maak je vooruitgang tastbaar. AFAS is dan misschien wel X procent sneller of het aantal processtappen is met X verminderd. Let wel op dat je geen appels met peren vergelijkt. Een onderwerp als ouderschapsverlof is bijvoorbeeld vrij complex en de wet is recent veranderd. Dit kan een vertekend beeld geven. Inzicht in concrete verbeteringen is verder heel waardevol in de communicatie. Mensen zien zwart op wit wat werken met de software betekent.
Veranderen is per definitie lastig. Zeker als nieuwe software ook betekent dat de manier van werken wijzigt. Heldere communicatie vanaf het allereerste moment is onmisbaar om draagvlak in alle lagen van de organisatie op te bouwen. Neem het opstellen van een communicatieplan daarom ook meteen mee in de voorbereiding. Wij hebben al een goede basis voor je gemaakt. Want vergeet niet, ook een software-implementatie is mensenwerk. Neem de voorbereiding dus heel serieus, daar heb je tijdens de gehele implementatie profijt van, en ver daarna!
"Zorg ervoor dat de implementatie al in een vroeg stadium gaat leven bij je collega’s”
Benieuwd hoe andere klanten hun implementatie hebben ervaren? In de videoserie ‘Met de kennis van nu’, spreekt Gerwin van den Bos, Consultancymanager bij AFAS, met klanten over hun hoogtepunten, tegenvallers en natuurlijk hun tips. Bekijk gelijk wat klanten zeggen over hun projectorganisatie, functioneel beheer en besluitvorming processen: