In de aanloop naar de Go live wordt de implementatie steeds spannender. De druk in het team en de organisatie neemt toe naarmate de deadline nadert. Communicatie speelt een sleutelrol voor de succesvolle overstap naar AFAS. En hoewel het fantastisch is als je eindelijk over bent, is dat niet het moment om tevreden achterover te leunen. Integendeel! Eigenlijk gaat het dan pas beginnen; iedereen binnen je organisatie gaat nu écht met AFAS werken. En net als op weg naar de implementatie zijn er kort na de livegang ook valkuilen die je wilt voorkomen. Michiel zet er 5 op een rij.
Natuurlijk heb je een aansprekende projectnaam, zijn alle ambassadeurs aan boord en weet iedereen wat de bedoeling is. Niets staat de inzet van AFAS in de weg lijkt het. Maar juist op dat moment is het belangrijk om de aandacht vast te houden. Opleiden en acceptatie is geen kwestie van een cursusdag of een leuk intranetbericht. Zorg dus dat er direct voldoende back-up is als mensen met AFAS opstarten. Koppel ze snel terecht aan collega’s voor vragen. Organiseer bijvoorbeeld een aantal inloopspreekuren. Bespreek daar de lopen de zaken en zorg voor een doel. Afschalen van zaken is een succes. Opschalen van taken is een verlies. Het spreekt voor zich dat je de organisatie daar vroegtijdig over informeert en zoveel mogelijk drempels wegneemt.
Hulp en ondersteuning in de opstartfase zijn dus cruciaal. Tegelijkertijd wil je negatieve sentimenten niet teveel podium geven. Het is verstandiger dit om te draaien. Bijvoorbeeld door duidelijk aan te geven dat dit dé nieuwe werkwijze is en dat het je gaat helpen je werk leuker en makkelijker te maken. Als het goed is, heb je dat al uitgebreid uitgelegd. Het kan geen kwaad dit stevig neer te zetten. Dat helpt voorkomen dat mensen meteen in de ‘zie je wel’ groef terecht komen.
"Creëer geen olifantenpaadjes, ook niet voor de directie. Als iedere medewerker zich conformeert aan de processen, wordt het een integraal onderdeel van de organisatie."
Feedback is onvermijdelijk en meestal nuttig. Profiteer daar dus van. Toch wil je als beheerder niet bedolven worden onder een stormvloed mails en telefoontjes. Gebruik daarvoor de kracht van de software en pak de kans hiervoor een duidelijk proces neer te zetten. Bij AFAS doen we dat ook. Bij ons dien je verzoeken alleen in via de workflow Aanvraag Proces Beheer. Een mail of iemand in de gang aanspreken heeft geen enkele zin. Deze aanpak biedt veel voordelen. Je lokt gebruikers naar InSite of de AFAS Pocket app en het geeft de beheerder rust omdat vragen duidelijk gekanaliseerd zijn. Bovendien is alles goed vastgelegd en meetbaar. Als er veel dezelfde vragen zijn, kun je iets doen met opleidingen of de functionaliteit aanpassen.
Voor het draagvlaak is het van belang dat gebruikers zich gehoord voelen. Met de workflow is het proces duidelijk en de status in ieder geval transparant. Maak daar gebruik van en communiceer regelmatig over de wensen die binnen zijn gekomen en wat je ermee gedaan hebt. Wees ook duidelijk als je een verzoek niet inwilligt en leg dan uit waarom het niet past bij de aanpak die de organisatie met AFAS heeft gekozen. Als een verzoek wel gehonoreerd wordt, presenteer dat dan als een cadeau!
"Verwijs naar een roadmap waarop helder staat beschreven welke wensen wanneer worden gerealiseerd."
Maak je werk als Succesbeheerder inzichtelijk. Dat kan bijvoorbeeld door een openbare wensenlijst te maken of regelmatig een enquête te organiseren. Zo daag je collega’s uit om niet alleen ‘gewoon’ met AFAS te werken, maar steeds een stap verder te gaan. Het is doel is om continu te blijven optimaliseren en dat kun je niet alleen. Haal wensen op en laat zien hoe ze tot verbeteringen leiden. Vergeet daar dan geen project van te maken. Maar dat is logisch, toch?
Benieuwd hoe andere klanten hun implementatie hebben ervaren? In de videoserie ‘Met de kennis van nu’, spreekt Gerwin van den Bos, Consultancymanager bij AFAS, met klanten over hun hoogtepunten, tegenvallers en natuurlijk hun tips. Bekijk gelijk wat klanten zeggen over hun Go live en Nazorgfase: