Natuurlijk is dat ook best spannend, zeker als je beginnend beheerder bent. Hoe word je dan een Succesbeheerder? Dit hoef je gelukkig niet alleen te doen. AFAS doet er alles aan om je hierbij te helpen. We delen al onze kennis, tips & tricks en zijn je sparringpartner. Bovendien besteden we veel aandacht aan soft skills. Want er kan ontzettend veel met AFAS, maar je collega’s moeten de software wel willen gebruiken. Daarom is het belangrijk dat jij ze meeneemt in het proces. Zorg dus dat je weet wat er kan en maak jouw enthousiasme besmettelijk.
De Dag van de AFAS Beheerder is al jaren hét evenement waar nieuwe AFAS beheerders elkaar beter leren kennen. We hebben al ruim 5.500 Succesbeheerders ontvangen. Vandaag geven we ook jou weer alle handvatten om een nóg betere AFAS Beheerder te worden. Samen met ruim 700 startende beheerders inspireren we jou in ons clubhuis om alles uit de software te halen, voor jezelf én vooral voor je collega’s. Dat doen we op een afwisselende en interactieve manier, dus zet je voelsprieten aan, maak contact en maak er vooral een groot feest van.
Succesmanagers Maarten Pluim en David de Raad kunnen de nieuwe AFAS Beheerders direct geruststellen. Hoewel de wereld razendsnel verandert, is de rol van functioneel beheerder toekomst proof. Helemaal als je ziet hoeveel vacatures er momenteel zijn. Het perspectief is dus prima. Toch is achterover leunen geen optie. We hebben namelijk de gezamenlijke missie je werk zo leuk mogelijk te maken, voor jezelf en collega’s. Dan moet je wel rust creëren en in control zijn. Hoe pak je dat aan?
Na een kort onderzoek via Mentimeter blijkt dat veel beheerders in de zaal wel willen optimaliseren, maar dat ze in de praktijk veel tijd verliezen aan brandjes blussen. Om de ideale mix te vinden, is het volgens Maarten en David zaak dat AFAS beheerdersmeerdere gezichten combineren. Want dan kun je op alle vlakken meters maken en kom je tot echte optimalisatie. Hiervoor is de combinatie van consultant, support medewerker en succesmanager effectief.
Een consultant begeleidt klanten in het proces van idee tot realisatie. En dat begint bij een goede voorbereiding. Maak dus een business case die laat zien wat je wilt bereiken en wat daarvoor nodig is. De volgende fase is een duidelijk stappenplan en een projectteam. Zorg voor draagvlak bij je manager en vergeet niet ‘de ventieltrekker’ in je organisatie aan te haken. Hij of zij weet namelijk precies waarom het project niet kan lukken. Da’s goed om te weten. Vergeet ook vooral niet iedereen mee te nemen in het proces. Laat zien wat je doet en waarom. En als een stap afgerond is: vier je succes!
Omdat jij alles van AFAS af weet, ben je een logische vraagbaak. Toch wil je niet bedolven worden onder mails of telefoontjes. Ook daarmee helpt AFAS. Richt daarom een workflow in waar mensen vragen of verzoeken kunnen inschieten. Dit geeft overzicht en helpt prioriteiten stellen. Aan de andere kant kun je zelf ook input ophalen. Ga langs bij afdelingen en maak praatjes. De koffieautomaat is niet voor niets de barometer van je organisatie.
Als AFAS Beheerder wil je vooruit. Of het nou gaat om een implementatie of optimalisatie, het is wel slim realistisch te blijven. Begin met laaghangend fruit waarmee je direct impact maakt. Dat maakt mensen wakker en enthousiast. En check vooral de Succesmeter om te zien wat je van de software gebruikt en waar nog verbeterkansen liggen. Dat is de perfecte basis voor je jaarplanner. En als je zelf te weinig capaciteit of kennis hebt, kun je altijd sparren met je Succesmanager om te kijken hoe je de optimalisaties toch voor elkaar krijgt. Bijvoorbeeld met Servicemanagement, voor de kleine inrichtingsvraagstukken, of met een consultant. Of kijk op de Inspiratieportal om ‘te gluren bij je buren’.
AFAS besteedt per jaar ruim 200.000 uur aan softwareontwikkeling. Zo houden we functionaliteit up-to-date en blijven we innoveren. Op AFAS Open 2023 praten we je helemaal bij over de nieuwe Profit versie. Toch zitten er tussen de functionaliteit van het huidige Profit ook zeker verborgen parels waar je direct mee aan de slag kan. We daagden Productmanagement uit een aantal van deze juweeltjes in de spotlights te zetten. En dat deden ze graag.
Bij AFAS willen we processen zoveel mogelijk digitaliseren. De overstap van papieren facturen naar pdf was hierin een mooie stap. Toch hebben e-facturen veel meer potentie vindt Diederick Buis. In de overheidswereld is het al verplicht en dat geldt ook voor steeds meer Europese landen. Tijd dus om de overstap te maken. En dat is heel eenvoudig.
Een e-factuur is overigens geen pdf. Een elektronische factuur is een gestandaardiseerd digitaal bestand (UBL-formaat) dat machines automatisch herkennen en verwerken. Verder bewaakt het Peppol-netwerk deze internationale standaard. Hierdoor weet software, zoals AFAS, wat gegevens betekenen. De voordelen zijn duidelijk: het voorkomt dubbel werk, scheelt tijd en voorkomt ook fouten. E-facturatie is bovendien veiliger. Dit geldt zowel voor de inkoper als verkoper. Start dus snel met e-facturatie. Het is een kwestie van een vinkje aanzetten. Je stuurt dan een pdf- en e-factuur. Meld dit wel bij je leverancier en neem ze mee, want je profiteert er beide van. En vergeet je niet aan te sluiten op Peppol.
We houden nieuwe wetgeving goed in de gaten en passen onze software daarop aan. De UBD-aangifte is een goed voorbeeld volgens Mohamed El Abdouni. Vanaf 1 Januari moet een bedrijf verplicht aangifte doen over de Uitbetaalde Bedragen aan Derden ofwel UBD. Dit zijn betalingen aan mensen die niet in dienst en geen ondernemer zijn, zoals sprekers. De belastingdienst wil ook zicht op deze inkomsten. Daarom moeten bedrijven de persoonsgegevens en BSN van de derde, inclusief uitbetaalde bedragen en betaaldatum voor 31 januari aanleveren.
In Profit is dat natuurlijk geen probleem. Betalingen zijn goed vastgelegd en uitbetalen kan niet zonder dat alle gegevens vastliggen. De aangifte zelf gebeurt via een nieuwe portaal van de belastingdienst. Dit kan handmatig of via een XML bestand. Omdat je zeker weet dat alle informatie goed is opgeslagen, is het verzamelen van de gegevens voor de UBD-aangifte een druk op de knop. Je hoeft ze dan alleen nog aan te leveren. Lekker makkelijk dus.
We willen de CO2-uitstoot terugdringen en dat geldt ook voor de uitstoot van werkgebonden personenmobiliteit. Om dat te realiseren, werkt de overheid aan nieuwe wet- en regelgeving die werkgevers met 100+ medewerkers verplicht deze CO2-uitstoot te registreren. Vanaf 2024 wordt het verplicht de jaartotalen in kilometers voor alle werkgebonden mobiliteit van medewerkers vast te leggen en rapporteren. Dit gaat om: zakelijke lease en/of eigen wagenpark, zakelijke mobiliteitsdiensten, bijvoorbeeld openbaar vervoer, zakelijke declaraties en woon-werkmobiliteit.
Het is nog niet precies duidelijk hóe je deze mobiliteit moet vastleggen. Volgens de laatste informatie mag dit voor woon-werkmobiliteit ook via een periodieke enquête onder medewerkers. Maar het is hoe dan ook belangrijk te zorgen dat extra regels niet voor extra werk zorgen. Daarom maken we declaraties indienen via InSite of AFAS Pocket zo makkelijk mogelijk voor medewerkers. Bijvoorbeeld met ‘favoriete reizen’ en ‘vastleggen specifieke locaties’. En als er binnenkort weer iets verandert in de wetgeving, anticiperen we direct.
Naast de plenaire sessie in het AFAS Theater heb je vooraf al gekozen welke deelsessie je het meest aansprak. Op die manier komen ook je persoonlijke interesses goed aan op bod.
Als beginnend AFAS Beheerder komt er veel op je af. Je moet aan je kennis werken, soft skills bijslijpen en ontwikkelen, updates bij houden, vraagbaak zijn etc. etc. Hierbij sta je gelukkig niet alleen. Als je om je heen kijkt, zie je mensen die weten wat je meemaakt. En belangrijker; die bereid zin om hun kennis, ervaring en tips graag met je delen. Om je op weg te helpen in de wereld van AFAS geeft Leon Harmsen kort nog wat tips voor hulplijnen, als dat nodig is.
In onze Help vind je over alle onderwerpen uitgebreide informatie. En als je er dan nog niet uitkomt kun je altijd je een vraag of verzoek insturen.
Onze AFAS implementatie- en optimalisatietool SIMPLR biedt alles voor een succesvolle implementatie. Maar deze portal is ook een bron van inspiratie. Alle processen staan per thema beschreven op basis van de best practices voor verschillende branches, dus ook die van jou.
Hier vind je als AFAS Beheerder alles wat je maar wilt weten over je rol op één centrale plek. Van templates en modellen tot tips & tricks van andere AFAS Beheerders.
Hier heb je een hulplijn van meer dan 12.500 medebeheerders die ook dagelijks met AFAS werken. Wacht niet langer en wordt deelnemer.
En kom je er toch niet helemaal uit? Support, Servicemanagement, Consultancy en Succesmanagement staan altijd voor je klaar. Je hoeft alleen maar een vraag te stellen!
Het is voor Applicatie- en procesmanager Milo van Rees glashelder: hij en zijn collega’s van AFAS Procesbeheer (APB) hebben de allerleukste job. En dat is goed nieuws voor alle andere AFAS Beheerders. Want wat is er nog mooier dan de mensen binnen je organisatie elke dag weer een beetje blijer te maken? En dat ook nog met je eigen software. In de basis draait AFAS om automatiseren, maar dat gaat natuurlijk niet vanzelf. Daarom deelt Milo een aantal waardevolle tips vanuit de AFAS-praktijk.
APB wil iedereen heel graag helpen, maar er is wel één basiseis. Alles moet in een aanvraag en dat betekent écht alles. Jaarlijks komen er zo’n 3.000 aanvragen binnen via InSite en zo is er altijd een goed overzicht en is alles goed gedocumenteerd. Als er later vragen komen, heb je een dossier. Verder is een goede autorisatiestructuur mega belangrijk. Dat geeft structuur en bepaalt wat iemand wel of niet mag in het systeem. Zet dat goed neer en je blijft ervan profiteren. Autoriseer alleen op groepsniveau, anders verlies je snel het overzicht en de grip.
Hoewel APB iedereen graag helpt, vinden ze het nog mooier als collega’s dingen zelf doen. Dat is een geen kwestie van luiheid, eerder van vertrouwen. Met workflows en signalen is dat ook makkelijk in te richten. Doel is wel steeds om een taak ook echt zo makkelijk mogelijk te maken. Dus gewoon met gezond verstand je verlof plannen via InSite of ziekmelden via de Pocket App. Met geplande taken en signalen is in ieder geval geregeld dat alles gewoon doorloopt en niets vergeten wordt of ergens blijft hangen.
Om collega’s steeds iets blijer te maken, moet je volgens Milo wel weten hoe ze de software gebruiken. Blijf dus niet achter je scherm zitten, maar ga de organisatie in. Als je ziet hoe iemand werkt, heb je waardevolle input om dingen te optimaliseren. En als je dan iets inricht of aanpast, kan er heus wat misgaan. Een fout is niet erg, als je deze maar snel oplost. In die gevallen is een aanvraag APB wel heel praktisch. En hoewel het soms dus niet helemaal gaat zoals je had bedacht, mag dat geen drempel zijn om creatief te zijn. Blijf experimenteren, want alleen dan maak je werk echt leuker, voor jezelf en je collega’s. Want zeg nou zelf; wie wil er saai werk?
Ken jij alle AFAS hulpbronnen al? Kan jij eenvoudig een foutmelding in Profit analyseren? En ontvang je al automatisch belangrijke informatie over de software via de mail? Onze Customer Care afdeling stond de gehele dag klaar bij hun stand om met de AFAS Beheerders de Beheerder checklist in te vullen. Zo leer je praktische tools die je moet kennen om een nóg betere beheerder te worden. Nog niet ingevuld?
En lees alles over de superkrachten van de Succesbeheerder
Dinsdag 7 februari was weer de dag van de AFAS Beheerder, het evenement voor beginnende beheerders. We hebben voor jou alle inspiratie van de dag op een rij gezet.