Jaarovergang Flex

Op deze pagina vind je alle informatie over de jaarovergang Flex. We maken hierbij onderscheid tussen declaratieverloning en periodeverloning.

 

Voor zowel de jaarovergang voor declaratieverloning als periodeverloning doorloop je 3 fases: het afsluiten van het jaar, het voorbereiden van het nieuwe jaar en het nieuwe jaar opstarten. Wil je meer weten over de verschillen tussen declaratieverloning en periodeverloning? Je leest het in het Help Center.

 
 

Jaarovergang Declaratieverloning

 

 

Fase 1: jaar afsluiten

In de eerste fase van de jaarovergang sluit je het jaar in Profit af.

1. Accordeer alle reguliere perioden

Een nieuw jaar kan niet worden opgestart zonder dat het huidige jaar is afgesloten. Zorg ervoor dat alle (openstaande) perioden van het loonjaar zijn geaccordeerd. Lees verder.

2. Actualiseer loonafspraken

Doe dit nogmaals, voor het geval er correcties zijn die doorgevoerd moeten zijn voordat het loonjaar afgesloten wordt. Lees verder.

3. Bepaal hoe je correcties wil verlonen

Bij declaratieverloning is het mogelijk om (correctie)declaraties uit het voorgaande jaar door te schuiven naar het nieuwe jaar, of te verlonen in een jaaroverschrijdende salarisverwerking. Lees verder.

4. Controleer de laatste loonaangifte

Controleer de loonaangifte van de laatste periode. Lees verder.

5. Accordeer de correctieperiode

Accordeer de openstaande correctieperiode. Lees verder.

6. Zet de laatste loonaangifte klaar

Zet de loonaangifte van de laatste periode klaar. Lees verder.

7. Genereer de jaaropgaven

Voor het genereren van de jaaropgaven maak je gebruik van de Digitale jaaropgave salariswijzer (Profit) of de Digitale jaaropgave (Profit). Lees verder.

 

 

Fase 2: voorbereiden nieuwe loonjaar

In de twee fase van de jaarovergang bereid je het nieuwe loonjaar voor.

1. Nieuwe componenten (ABU/NBBU) toevoegen aan uren/kosten/werksoorten

Koppel nieuwe looncomponenten aan kosten en urensoorten en koppel ze aan een itemset. Lees verder.

2. Itemsets bijwerken

Maak urensoorten/kostensoorten/werksoorten aan voor nieuwe looncomponenten en koppel de looncomponenten aan de werksoorten/urensoorten/kostensoorten. Lees verder.

3. Maak nieuw prijsafspraken

Je kunt een prijsafspraak toevoegen in Profit of in InSite. Lees verder.

4. Voeg een nieuw kostprijsmodel toe

Je voegt een nieuw kostprijsmodel toe in Profit. Lees verder.

5. Voeg nieuwe loonschalen toe bij de medewerkers

Je legt de salarisschaal, de schaal en de trede van de medewerker vast. Lees verder.

6. Genereer declaraties voor feestdagen

Gebruik hiervoor het overzicht Feestdaguren. Hierin zie je per relatiebeheerder of medewerker op hoeveel feestdaguren een medewerker recht heeft. Ook gebruik je het als basis voor het controle- en accorderingsproces van feestdaguren door relatiebeheerders via de workflow. Lees verder.

 

Fase 3: nieuw loonjaar opstarten

In de laatste fase van de jaarovergang start je het nieuwe jaar op.

1. Journaalstructuur bijwerken

Omdat een nieuwe cao nieuwe looncomponenten bevat kan het zijn dat je de journaalstructuur moet bijwerken. Lees verder.

2. Nieuwe salarisverwerkingsplannen toevoegen

Voor het nieuwe jaar is voor elke periode een salarisverwerkingsplan nodig. Je kunt de salarisverwerkingsplannen automatisch laten genereren voor het nieuwe jaar. Let erop dat je de tabbladen Journalisering en Declaratieverloning goed vult. Lees verder.

3. Jaarloon BT berekenen

Voordat je de salarissen van periode 1 kan accorderen, bereken je het Jaarloon BT. Je berekent het Jaarloon BT in Profit 20. Lees verder.

4. Periode 1 verwerken

De laatste stap! Je start de salarisverwerking in de salarisverwerkingscockpit. Het verwerken van de salarissen van periode 1 kan in Profit 19 en Profit 20 (accorderen alleen met Profit 20!). Lees verder.

Jaarovergang Periodeverloning

 

 

Fase 1: jaar afsluiten

In de eerste fase van de jaarovergang sluit je het jaar in Profit af.

1. Controleer de einddatum urenregistratie

De einddatum urenregistratie in Profit bepaalt in welke periode declaraties worden meegenomen. Deze moet goed staan in de laatste periode (in de correctieperiode of de reguliere als je besluit geen correctieperiode aan te maken). Lees verder.

2. Accordeer alle reguliere perioden

Een nieuw jaar kan niet worden opgestart zonder dat het huidige jaar is afgesloten. Zorg ervoor dat alle (openstaande) perioden van het loonjaar zijn geaccordeerd. Lees verder.

3. Initieer een TWK vanaf periode 1

Voor het afsluiten van het loonjaar initieer je TWK-mutaties vanaf periode 1. Doe dit met de laatste cao van 2021. Deze TWK-mutaties verloon je in een correctieperiode. Lees verder.

4. Voeg een correctieperiode toe

Om de laatste correcties van het af te sluiten jaar mee te nemen, voeg je nog een correctieperiode toe. Wil je alle uren van bijvoorbeeld 2021 verwerken in 2021? Maak dan een correctieperiode in dat jaar aan en zet hierin de einddatum urenregistratie op de laatste dag van het jaar. Lees verder.

5. Controleer de laatste loonaangifte

Controleer de loonaangifte van de laatste periode. Lees verder.

6. Accordeer de correctieperiode

Accordeer de openstaande correctieperiode. Lees verder.

7. Zet de laatste loonaangifte klaar

Zet de loonaangifte van de laatste periode klaar. Lees verder.

8. Genereer de jaaropgaven

Voor het genereren van de jaaropgaven maak je gebruik van de Digitale jaaropgave salariswijzer (Profit) of de Digitale jaaropgave (Profit). Lees verder.

 

 

Fase 2: voorbereiden nieuwe loonjaar

In de twee fase van de jaarovergang bereid je het nieuwe loonjaar voor.

1. Maak nieuw prijsafspraken

Je kunt een prijsafspraak toevoegen in Profit of in InSite. Lees verder.

2. Voeg een nieuw kostprijsmodel toe

Je voegt een nieuw kostprijsmodel toe in Profit. Lees verder.

3. Voeg nieuwe loonschalen toe bij de medewerkers

Je legt de salarisschaal, de schaal en de trede van de medewerker vast. Lees verder.

4. Verlof voor feestdagen

Je kunt feestdagen integreren met verlof. Hierdoor ontstaan automatisch verlofboekingen op basis van de dagen in de sluitingsperiode. Lees verder.

 

Fase 3: nieuw loonjaar opstarten

In de laatste fase van de jaarovergang start je het nieuwe jaar op.

1. Journaalstructuur bijwerken

Omdat een nieuwe cao nieuwe looncomponenten bevat kan het zijn dat je de journaalstructuur moet bijwerken. Lees verder.

2. Eigen looninrichting bijwerken

Werk (indien van toepassing) je eigen looninrichting bij. Denk hierbij aan loonschalen, salaristabellen, eigen looncomponenten en instellingen op medewerkersniveau. Lees verder.

3. Nieuwe salarisverwerkingsplannen toevoegen

Voor het nieuwe jaar is voor elke periode een salarisverwerkingsplan nodig. Je kunt de salarisverwerkingsplannen automatisch laten genereren voor het nieuwe jaar. Let erop dat je het tabblad Journalisering goed vult. Lees verder.

4. Jaarloon BT berekenen

Voordat je de salarissen van periode 1 kan accorderen, bereken je het Jaarloon BT. Je berekent het Jaarloon BT in Profit 20. Lees verder.

5. Periode 1 verwerken

De laatste stap! Je start de salarisverwerking in de salarisverwerkingscockpit. Het verwerken van de salarissen van periode 1 kan in Profit 19 en Profit 20 (accorderen alleen met Profit 20!). Lees verder.

Handige hulpbronnen

 

 

Help Center

In het artikel 'Jaarovergang Flex' staat het hele proces van het afsluiten van het huidige jaar en het opstarten van het nieuwe jaar uitgelegd. Lees het artikel en volg alle stappen. Zo weet je zeker dat je niets vergeet!

 
 

Wijzigingen 2022

Met ingang van het nieuwe verloningsjaar 2022 worden er verschillende wijzigingen doorgevoerd in de CAO voor Uitzendkrachten en Profit. In een apart artikel staan alle wijzigingen toegelicht.

 
 

AFAS in de Flexbranche

 

Wil je meer weten over hoe AFAS in de Flexbranche werkt? Bekijk dan zeker de themapagina 'AFAS in de Flexbranche'. Je kunt daar ook een webinar terugkijken die helemaal ingaat op de oplossing die we als AFAS bieden.

 
 

Veelgestelde vragen

HRM/Payroll

  • Hoe krijg ik inzicht in de standen van reserveringen die flexmedewerkers gedurende het jaar opbouwen?
    Je kunt hiervoor een analyse aanmaken via Algemeen / Beheer / Analyse / Nieuw, gebaseerd op de gegevensverzameling Medewerker/reserveringen.
    Lees verder.
  • Op welk moment actualiseer ik mijn loonafspraak?
    Dit doe je op één moment. Actualiseer je vaker, dan ontvang je ook meerdere plaatsingsbevestigingen / opdrachtbevestigingen. Je wil je daarom beperken tot één moment.
  • Voor de meeste plaatsingen wijzigt niets in het nieuwe jaar. Hoef ik hier niets mee te doen?
    In dat geval lopen de loonafspraken gewoon door en hoef je daar niets mee te doen.

Financieel

  • Op welk moment maak ik een nieuw kostprijsmodel aan?
    Zodra je kostprijs voor het nieuwe jaar is bepaald, kun je nieuwe versies van het kostprijsmodel aanmaken. 
  • Waar moet ik precies aan denken bij het onderdeel Financieel tijdens de jaarovergang?
    Dit sluit aan bij de reguliere jaarovergang Financieel. Focus vooral op de Finance Auditor. Lees verder.
  • Per volgend jaar willen we een item wijzigen van niet factureren naar wel factureren. Kan dat zomaar?
    Je maakt dan een nieuwe versie van je prijsafspraak waarbij je aangeeft dat je deze per datum X wel gaat factureren. Werk je niet met prijsafspraken dan maak je een nieuwe versie van je plaatsing aan.

Wijzigingen 2022

Om te voldoen aan de nieuwe cao voor uitzendkrachten en het SER-advies ‘Zekerheid voor mensen, een wendbare economie en herstel van de samenleving' (ook wel bekend als 'Uitzenden volgens nieuw recept van de SER') is het noodzakelijk om de volgende wijzigingen door te voeren vanaf 1 januari 2022.

Verkorting wachttijd pensioen

______________________________________________________________________________
 

Door de verkorting van de wachttijd voor het Basispensioen gaat een medewerker eerder beginnen met het
opbouwen van pensioen.
Medewerkers zullen per 3 januari 2022 niet meer na 26 gewerkte weken beginnen in het Basispensioen, maar starten hierin na 8 gewerkte weken.

Lees verder.

 Verkorting Fase A/1-2 en B/3

______________________________________________________________________________
 

De maximale duur van Fase A/1-2 wordt van 78 weken teruggebracht naar 52 weken. Er is een overgangsregeling voor de huidige medewerkers in deze fase gedurende 2022. Deze overgangsregeling loopt tot 2 januari 2023. Ook voor Fase B/3 wordt de maximale duur van deze fase teruggebracht. De maximale duur wijzigt naar 3 jaar.

Lees verder.

Wijziging pensioengrondslag

______________________________________________________________________________
 

De grondslag voor de premieberekening van het pensioen wijzigt. Het nieuwe begrip “Pensioengevend inkomen” is opgebouwd uit de verschillende onderdelen. De wijziging in de premieberekening zal meekomen in de nieuwe versie van de Profit CAO wanneer deze geüpdatet wordt.

Lees verder.

 Thuiswerkvergoeding

______________________________________________________________________________
 

Het wordt mogelijk vergoedingen en inhoudingen afhankelijk te maken van het thuiswerken van flex-medewerkers.

Dit gebruik je bijvoorbeeld voor vergoedingen als Lunchkosten waar geen recht op is bij thuiswerken en een Thuiswerkvergoeding waar wel recht op is bij thuiswerken.
 

In deze video neemt Productmanager Niels Vogel je mee in de wijzigingen en legt uit hoe je ze toepast in de software.

 

Hulp nodig?

Support

Loop je ergens tegenaan tijdens de jaarovergang? Support helpt je graag verder!