Jaarovergang Flex

Op deze pagina vind je alle informatie over de jaarovergang Flex. We maken hierbij onderscheid tussen declaratieverloning en periodeverloning.

 

Voor zowel de jaarovergang voor declaratieverloning als periodeverloning doorloop je 3 fases: het afsluiten van het jaar, het voorbereiden van het nieuwe jaar en het nieuwe jaar opstarten. Wil je meer weten over de verschillen tussen declaratieverloning en periodeverloning? Je leest het in het Help Center.

 
 

Jaarovergang Declaratieverloning

 

 

Fase 1: jaar afsluiten

In de eerste fase van de jaarovergang sluit je het jaar in Profit af.

1. Accordeer alle reguliere perioden

Een nieuw jaar kan niet worden opgestart zonder dat het huidige jaar is afgesloten. Zorg ervoor dat alle (openstaande) perioden van het loonjaar zijn geaccordeerd. Lees verder.

2. Actualiseer loonafspraken

Doe dit nogmaals, voor het geval er correcties zijn die doorgevoerd moeten zijn voordat het loonjaar afgesloten wordt. Lees verder.

3. Bepaal hoe je correcties wil verlonen

Bij declaratieverloning is het mogelijk om (correctie)declaraties uit het voorgaande jaar door te schuiven naar het nieuwe jaar, of te verlonen in een jaaroverschrijdende salarisverwerking. Lees verder.

4. Controleer de laatste loonaangifte

Controleer de loonaangifte van de laatste periode. Lees verder.

5. Accordeer de correctieperiode

Accordeer de openstaande correctieperiode. Lees verder.

6. Zet de laatste loonaangifte klaar

Zet de loonaangifte van de laatste periode klaar. Lees verder.

7. Genereer de jaaropgaven

Voor het genereren van de jaaropgaven maak je gebruik van de Digitale jaaropgave salariswijzer (Profit) of de Digitale jaaropgave (Profit). Lees verder.

 

 

Fase 2: voorbereiden nieuwe loonjaar

In de twee fase van de jaarovergang bereid je het nieuwe loonjaar voor.

1. Nieuwe componenten (ABU/NBBU) toevoegen aan uren/kosten/werksoorten

Koppel nieuwe looncomponenten aan kosten en urensoorten en koppel ze aan een itemset. Lees verder.

2. Itemsets bijwerken

Maak urensoorten/kostensoorten/werksoorten aan voor nieuwe looncomponenten en koppel de looncomponenten aan de werksoorten/urensoorten/kostensoorten. Lees verder.

3. Maak nieuw prijsafspraken

Je kunt een prijsafspraak toevoegen in Profit of in InSite. Lees verder.

4. Voeg een nieuw kostprijsmodel toe

Je voegt een nieuw kostprijsmodel toe in Profit. Lees verder.

5. Voeg nieuwe loonschalen toe bij de medewerkers

Je legt de salarisschaal, de schaal en de trede van de medewerker vast. Lees verder.

6. Genereer declaraties voor feestdagen

Gebruik hiervoor het overzicht Feestdaguren. Hierin zie je per relatiebeheerder of medewerker op hoeveel feestdaguren een medewerker recht heeft. Ook gebruik je het als basis voor het controle- en accorderingsproces van feestdaguren door relatiebeheerders via de workflow. Lees verder.

 

Fase 3: nieuw loonjaar opstarten

In de laatste fase van de jaarovergang start je het nieuwe jaar op.

1. Journaalstructuur bijwerken

Omdat een nieuwe cao nieuwe looncomponenten bevat kan het zijn dat je de journaalstructuur moet bijwerken. Lees verder.

2. Nieuwe salarisverwerkingsplannen toevoegen

Voor het nieuwe jaar is voor elke periode een salarisverwerkingsplan nodig. Je kunt de salarisverwerkingsplannen automatisch laten genereren voor het nieuwe jaar. Let erop dat je de tabbladen Journalisering en Declaratieverloning goed vult. Lees verder.

3. Jaarloon BT berekenen

Voordat je de salarissen van periode 1 kan accorderen, bereken je het Jaarloon BT. Je berekent het Jaarloon BT in Profit 22. Lees verder.

4. Periode 1 verwerken

De laatste stap! Je start de salarisverwerking in de salarisverwerkingscockpit. Het verwerken van de salarissen van periode 1 kan in Profit 21 en Profit 22 (accorderen alleen met Profit 22!). Lees verder.

Jaarovergang Periodeverloning

 

 

Fase 1: jaar afsluiten

In de eerste fase van de jaarovergang sluit je het jaar in Profit af.

1. Controleer de einddatum urenregistratie

De einddatum urenregistratie in Profit bepaalt in welke periode declaraties worden meegenomen. Deze moet goed staan in de laatste periode (in de correctieperiode of de reguliere als je besluit geen correctieperiode aan te maken). Lees verder.

2. Accordeer alle reguliere perioden

Een nieuw jaar kan niet worden opgestart zonder dat het huidige jaar is afgesloten. Zorg ervoor dat alle (openstaande) perioden van het loonjaar zijn geaccordeerd. Lees verder.

3. Optioneel: initieer een TWK vanaf periode 1 in de testomgeving

Heb je het afgelopen jaar een formule van een looncomponent, een grondslagintelling of de journaalstructuur aangepast (of laten aanpassen)? Initieer dan voor alle medewerkers een TWK vanaf periode 1 (ook als je twijfelt of er iets is aangepast). Dit zijn namelijk acties waarbij geen automatische TWK wordt gestart. Door dit alsnog handmatig te doen, kun je controleren of er nog correcties ontstaan. We adviseren dit in een testomgeving te doen. Je kunt dan op je gemak kijken of er correcties ontstaan en of deze terecht zijn. Voor de medewerkers die correcties hebben, start je ook in de productieomgeving een TWK. Deze TWK-mutaties verloon je in een correctieperiode. Hierdoor heb je het loonjaar volledig verwerkt en voorkom je dat je in een jaaroverschrijdende correctieperiode TWK-mutaties verloont die nog niet eerder zijn meegegaan.

Tip: plan de taak 'Salaris verwerken' 's avonds in om de TWK's te verwerken. Dan is de verwerking al gedaan en kun je er de volgende ochtend mee aan de slag.

Lees verder.

4. Voeg een correctieperiode toe

Om de laatste correcties van het af te sluiten jaar mee te nemen, voeg je nog een correctieperiode toe. Wil je alle uren van bijvoorbeeld 2022 verwerken in 2022? Maak dan een correctieperiode in dat jaar aan en zet hierin de einddatum urenregistratie op de laatste dag van het jaar. Lees verder.

5.Controleer de laatste loonaangifte

Controleer de loonaangifte van de laatste periode. Lees verder.

6. Accordeer de correctieperiode

Accordeer de openstaande correctieperiode. Lees verder.

7. Zet de laatste loonaangifte klaar

Zet de loonaangifte van de laatste periode klaar. Lees verder.

8. Genereer de jaaropgaven

Voor het genereren van de jaaropgaven maak je gebruik van de Digitale jaaropgave salariswijzer (Profit) of de Digitale jaaropgave (Profit). Lees verder.

 

 

Fase 2: voorbereiden nieuwe loonjaar

In de twee fase van de jaarovergang bereid je het nieuwe loonjaar voor.

1. Maak nieuw prijsafspraken

Je kunt een prijsafspraak toevoegen in Profit of in InSite. Lees verder.

2. Voeg een nieuw kostprijsmodel toe

Je voegt een nieuw kostprijsmodel toe in Profit. Lees verder.

3. Voeg nieuwe loonschalen toe bij de medewerkers

Je legt de salarisschaal, de schaal en de trede van de medewerker vast. Lees verder.

4. Verlof voor feestdagen

Je kunt feestdagen integreren met verlof. Hierdoor ontstaan automatisch verlofboekingen op basis van de dagen in de sluitingsperiode. Lees verder.

 

Fase 3: nieuw loonjaar opstarten

In de laatste fase van de jaarovergang start je het nieuwe jaar op.

1. Journaalstructuur bijwerken

Omdat een nieuwe cao nieuwe looncomponenten bevat kan het zijn dat je de journaalstructuur moet bijwerken. Lees verder.

2. Eigen looninrichting bijwerken

Werk (indien van toepassing) je eigen looninrichting bij. Denk hierbij aan loonschalen, salaristabellen, eigen looncomponenten en instellingen op medewerkersniveau. Lees verder.

3. Nieuwe salarisverwerkingsplannen toevoegen

Voor het nieuwe jaar is voor elke periode een salarisverwerkingsplan nodig. Je kunt de salarisverwerkingsplannen automatisch laten genereren voor het nieuwe jaar. Let erop dat je het tabblad Journalisering goed vult. Lees verder.

4. Jaarloon BT berekenen

Voordat je de salarissen van periode 1 kan accorderen, bereken je het Jaarloon BT. Je berekent het Jaarloon BT in Profit 22. Lees verder.

5. Periode 1 verwerken

De laatste stap! Je start de salarisverwerking in de salarisverwerkingscockpit. Het verwerken van de salarissen van periode 1 kan in Profit 21 en Profit 22 (accorderen alleen met Profit 22!). Lees verder.

Handige hulpbronnen

 

 

Help Center

In het artikel 'Jaarovergang Flex' staat het hele proces van het afsluiten van het huidige jaar en het opstarten van het nieuwe jaar uitgelegd. Lees het artikel en volg alle stappen. Zo weet je zeker dat je niets vergeet!

 
 

Releasenotes

Alle wijzigingen rondom de jaarovergang vind je terug in de Profit-releasenotes en zowel de cao-releasenotes. Zodra de releasenotes gepubliceerd zijn, plaatsen we hier een link naar de juiste pagina.

 
 

AFAS in de Flexbranche

 

Wil je meer weten over hoe AFAS in de Flexbranche werkt? Bekijk dan zeker de themapagina 'AFAS in de Flexbranche'. Je kunt daar ook een webinar terugkijken die helemaal ingaat op de oplossing die we als AFAS bieden.

 
 

Veelgestelde vragen

HRM/Payroll

  • Hoe krijg ik inzicht in de standen van reserveringen die flexmedewerkers gedurende het jaar opbouwen?
    Je kunt hiervoor een analyse aanmaken via Algemeen / Beheer / Analyse / Nieuw, gebaseerd op de gegevensverzameling Medewerker/reserveringen.
    Lees verder.
  • Op welk moment actualiseer ik mijn loonafspraak?
    Dit doe je op één moment. Actualiseer je vaker, dan ontvang je ook meerdere plaatsingsbevestigingen / opdrachtbevestigingen. Je wil je daarom beperken tot één moment.
  • Voor de meeste plaatsingen wijzigt niets in het nieuwe jaar. Hoef ik hier niets mee te doen?
    In dat geval lopen de loonafspraken gewoon door en hoef je daar niets mee te doen.

Financieel

  • Op welk moment maak ik een nieuw kostprijsmodel aan?
    Zodra je kostprijs voor het nieuwe jaar is bepaald, kun je nieuwe versies van het kostprijsmodel aanmaken. 
  • Waar moet ik precies aan denken bij het onderdeel Financieel tijdens de jaarovergang?
    Dit sluit aan bij de reguliere jaarovergang Financieel. Focus vooral op de Finance Auditor. Lees verder.
  • Per volgend jaar willen we een item wijzigen van niet factureren naar wel factureren. Kan dat zomaar?
    Je maakt dan een nieuwe versie van je prijsafspraak waarbij je aangeeft dat je deze per datum X wel gaat factureren. Werk je niet met prijsafspraken dan maak je een nieuwe versie van je plaatsing aan.

Wijzigingen 2023

 

Eindejaarsuitkering

______________________________________________________________________________
 

Vanaf 2023 wordt de inlenersbeloning in de Cao voor Uitzendkrachten uitgebreid met een eindejaarsuitkering. Doordat deze onderdeel is van de inlenersbeloning zal de eindejaarsuitkering per cao en inlener-specifieke bedrijfsregeling verschillen. Het is belangrijk om hierop actie te ondernemen.

Lees meer

Reserveringen wachttijd

______________________________________________________________________________
 

Tijdens de wachttijd voor de pensioenregeling bouwt een medewerker reserveringen op. Worden deze uitbetaald op het moment dat iemand deelnemer aan de pensioenregeling is, dan zijn ze nu niet pensioengevend. Vanaf 2023 wijzigt dit. Over de tijdens deelname uitbetaalde reserveringen die zijn opgebouwd tijdens de wachttijd, wordt vanaf dan ook pensioen opgebouwd.

Uitbreiding gewerkte weken fasetelling

______________________________________________________________________________
 

Vanaf 2023 tellen betaalde vakantie-uren mee als gewerkte weken voor de fasetelling bij een medewerker. Dit komt voort uit de aanpassing van de Cao voor Uitzendkrachten rondom de definitie 'Gewerkte weken' (artikel 2.e.). Zorg ervoor dat de AFAS beheerder in jullie organisatie de betreffende urensoorten hierop aanpast na de uitlevering van Profit 22.

StiPP werkgeverspremie

______________________________________________________________________________
 

De werkgeverspremie in de Basisregeling werd berekend op basis van het pensioengevend salaris. Vanaf 2023 wordt de premie berekend op basis van de pensioengrondslag. Dat betekent dat er een franchise wordt toegepast op de premie, net als in de Plusregeling. Daarnaast wordt het premiepercentage verhoogd naar 8%.

Hulp nodig?

Support

Loop je ergens tegenaan tijdens de jaarovergang? Support helpt je graag verder!