Myrthe Marquering, Manager Opleidingen en Succesmanagement, opende het inhoudelijke programma met concrete tips voor beheerders om hun werk nog leuker te maken. Dat begint bij de vraag: Hoe kun je als beheerder niet alleen het maximale uit de software halen, maar vooral het maximale uit je collega's? Hoe werken mensen, hoe communiceren we met elkaar en op welke manier kunnen we samen het beste een verandering in gang zetten?
Om voor jezelf de leukste baan te creëren is het van belang na te denken over alle ballen die je hoog te houden hebt. Van kennis up-to-date houden, het optimaliseren en automatiseren van processen tot het goed communiceren binnen de organisatie wat je doet. Dit terwijl je ondertussen de verwachtingen goed managet.
Als AFAS Beheerder wil je zoveel mogelijk tijd overhebben voor je kerntaak: automatiseren. Myrthe laat zien hoe je dit voor elkaar krijgt met een ijzersterke business case. Ze deelde haar 5 tips om er uiteindelijk voor te zorgen dat je werk nóg leuker en eenvoudiger wordt.
Wil je weten waarom je echt een zuurpruim in je team moet hebben? Kijk dan hier de sessie terug.
Download hier de Powerpoint presentatie.
In de eerste ronde van de deelsessies was het aan Jeroen de Beer en Milo van Rees, beiden AFAS Procesbeheerder, om alle kijkers mee te nemen in de kracht van workflows. Workflows geven structuur en inzicht en zijn voor talloze processen in te zetten. Van het verzamelen van informatie voor de nieuwsbrief tot het doen van een verlofaanvraag en van het automatiseren van de schoonmaak tot het afhandelen van klachten.
Voordat je start met bouwen in Profit is het van belang om eerst je proces uit te denken en uit te tekenen. Jeroen en Milo leggen aan de hand van voorbeelden en demo’s uit hoe je dit van A tot Z aanpakt. Denk bijvoorbeeld aan het nadenken over statussen en taken en het inrichten van dossierprofielen op InSite, na het bouwen van de workflow in Profit.
Dé tips en tricks die wij bij AFAS inzetten en die ook in deze sessie nog worden uitgelicht:
Meer weten over voorkommanagement en de andere tips? Bekijk de sessie hier terug. Of lees hoe jij topservice voor jezelf en je collega's regelt.
Download hier de Powerpoint presentatie.
Jiska van den Hengel, Succesmanager, en Rosanne van Dooren, AFAS Procesbeheerder, deelden in hun sessie over de kracht van InSite. InSite is namelijk veel meer dan een portal met praktische functionaliteit. Het is de perfecte tool om samen te werken en informatie te delen met collega’s en om te laten zien wat er allemaal speelt in de organisatie. Dat betekent wel dat medewerkers InSite moeten gaan herkennen als wezenlijk onderdeel van het werken in de organisatie.
Jiska en Rosanne nemen je mee in verschillende onderdelen die je kunt inzetten met InSite. Ze laten zien hoe we dit bij AFAS hebben ingericht, hoe documentsjablonen worden gebruikt en hoe je cijfers en KPI’s kan laten zien op je intranet. Aan de hand van diverse voorbeelden rijken ze praktische handvatten en een stappenplan aan om te starten met InSite als het intranet van jouw organisatie.
Benieuwd geworden naar deze sessie? Kijk 'm hier terug. En lees meer over InSite als intranet in onze blog.
Download hier de Powerpoint presentatie.
De sessie van Hans Roozen, Senior AFAS Procesbeheerder, kan, voor wie Hans een beetje kent niet anders dan gaan over zijn stokpaardje: autorisatie.
Het beheren van rechten is een hele belangrijke maar soms ook complexe taak. Vooral om het overzichtelijk en toekomstbestendig te maken en te houden. Hans heeft dit bij AFAS ingericht en deelt graag hoe jij dit binnen jouw organisatie kunt toepassen. Hoe maak je een organigram wanneer je naar de functies en de rollen binnen jouw organisatie kijkt? En hoe maak je op basis hiervan je autorisatiegroepen aan, met de juiste selecties? Hoe kijk je naar autorisatiegroepen en autorisatierollen en functionaliteit? Inclusief praktische tips zoals het inzetten van signalen bij het beheren van de rechten.
Leer ook, met alle mogelijkheden van de template van nu, over de rapporten en analyses die je bij autorisatie kunt gebruiken. Zo creëer je handige inzichten en helpt het je jouw autorisatiemodel overzichtelijk en toekomstbestendig te houden.
Wil je hier eens goed induiken? Kijk dan de hele sessie van Hans EN lees er alles over in deze blog.
Download hier de Powerpoint presentatie.
In hun sessie namen Maarten Pluim en Marko Filipoviç, beiden Succesmanager, de aanwezigen mee in hoe je een online portal kan inzetten om beter en makkelijker te communiceren.
Via zo’n portal geef je jouw klanten bijvoorbeeld inzicht in alle facturen en openstaande orders, kan de klant nieuwe orders plaatsen, inschrijven op evenementen en gemakkelijk vragen stellen. En alles is 24/7 beschikbaar.
Maarten en Marko laten precies zien hoe je dit inricht in OutSite, inclusief uitleg over autorisatie en rollen, workflows, documenten en digitaal ondertekenen. Zodat jij het communiceren met je klant makkelijker maakt voor jezelf én voor je klant.
Zien hoe je dat ook kunt regelen voor jouw organisatie? Kijk de sessie van Maarten en Marko hier terug.
Download hier de Powerpoint presentatie.
In de tweede sessie van Rosanne van Dooren, AFAS Procesbeheerder, laat ze zien wat de kracht van iets ogenschijnlijks eenvoudigs als repeterende taken kan zijn.
Om te beginnen zijn er twee soorten repeterende werkzaamheden stelt Rosanne; vaste en verlopende repeterende werkzaamheden. Door repeterende taken in Profit in te richten zorg je ervoor dat werkzaamheden niet vergeten, maar juist gestructureerd worden. Repeterende taken kunnen namelijk zorgen voor rust in de organisatie. Een overzicht maken van welke taken een persoon binnen je organisatie of afdeling uitvoert zorgt voor inzicht. Bijvoorbeeld in het geval van langdurig verzuim.
Je kunt als beheerder deze taken aanmaken voor je organisatie, maar je kunt ook de verschillende afdelingen zelf de vrijheid geven om taken aan te maken en te beheren. Dat doe je door een vrij bestand aan te maken en dat bestand vervolgens beschikbaar te maken voor InSite. Hoe je vervolgens op basis van dit bestand een signaal aanmaakt legt Rosanne stap voor stap uit in deze video.
Op zoek naar nog meer tips en voorbeelden?
Of download hier de Powerpoint presentatie.
Om een effectieve OutSite te maken moeten de marketingafdeling en AFAS Beheerders goed samenwerken, stellen Jeroen de Beer, AFAS Procesbeheerder, en Jacco Faaij, Marketingmanager. Zo combineer je de technische en procesinhoudelijke kennis met de communicatiekennis van marketing. Zelf geven ze daarvan in hun sessie het goede voorbeeld door samen te laten zien wat de mogelijkheden zijn om een mooie én effectieve website te maken met OutSite.
Er is namelijk veel mogelijk met OutSite, maar juist door alle informatie die je kunt ontsluiten is het soms lastig om de goede manier te vinden dit te presenteren.
Als je met een nieuwe site start moet je beginnen met goed thema, hiermee zorg je ervoor dat je bij de inrichting minder tijd kwijt bent aan styling en kun je eenvoudig de huisstijl van jouw organisatie doorvoeren.
Begin daarna met het nadenken over wat je wil tonen op de site, daarna bepaal je de prioriteit en dus de volgorde. Als laatste bepaal je hoe je dat stukje informatie dan wil tonen. Vervolgens ga je de pagina opbouwen door eerst de juiste secties toe te voegen, vervolgens vul je die secties met je juiste blokken, pas dan start je met het vullen van die blokken met de juiste inhoud (afbeeldingen, tekst etc.)
Op klant.afas.nl/styling vind je naast praktische tips, inspiratie ook een blogreeks over styling van outsite zodat je alles nog eens rustig kan nalezen.
Je kunt natuurlijk ook de video nog eens een keer goed bekijken!
Download hier de Powerpoint presentatie.
In de sessie van Succesmanagers Jarno ter Doest en David de Raad vertellen ze alles over het onderdeel Werving en selectie. In Profit heb je namelijk een totaaloplossing tot je beschikking, gemaakt voor elke branche voor het hele proces.
Het online aanvragen en plaatsen van een nieuwe vacature, dat kan eenvoudig met instuurprofielen via insite worden geregeld. Wanneer je vacature gepubliceerd is wordt die ook automatisch geïndexeerd door Google for jobs. Zo is de vacature direct goed vindbaar online.
Vanaf het moment dat iemand solliciteert vanaf OutSite wordt er op InSite een sollicitant stamkaart aangemaakt. Vanaf deze stamkaart kun je allerlei acties starten zoals de sollicitant uitnodigen voor een gesprek. Afhankelijk van de gestarte actie wordt ook de status van de sollicitatie aangepast. Zo heb je op elk moment inzicht in hoeveel sollicitanten er voor welke vacature in welke fase van het proces zitten. Als je uiteindelijk de sollicitant ook in dienst wil melden kan dat ook vanaf de stamkaart. De sollicitant krijgt dan via zijn portal een contractvoorstel die vervolgens , natuurlijk digitaal, ondertekend kan worden.
Om je nieuwe medewerker een warm welkom te geven kun verschillende dingen klaarzetten voor de medewerker die hij al vóór de indienstdatum kan bekijken. Vanaf dat de medewerker echt start kan hij of zij via InSite starten op een speciale onboardingspagina waarop je verschillende informatie kan klaar zetten, zodat je iemand ook online een warm welkom kan geven.
Meer weten over dit onderwerp? Kijk dan hier de sessie terug.
Download hier de Powerpoint presentatie.
De dag werd afgesloten door de tweede sessie van Hans Roozen. Als Senior Procesbeheerder werkt hij al jaren in de rol die de meeste kijkers ook zullen hebben. Vanuit die ervaring deelde hij zijn tips om je eigen werk leuker te maken, maar ook dat van je collega’s en hoe je kunt laten zien wat ze aan je hebben in de organisatie.
Ook binnen AFAS moet onze eigen software het werken makkelijker en leuker maken. Of eigenlijk juist binnen AFAS, moeten we zeggen. Maar je kunt je voorstellen dat met 500 collega's die er allemaal iets vanaf weten het best een uitdaging is om dat allemaal in goede banen te leiden. Hans geeft een inkijkje in hoe applicatiebeheer binnen AFAS geregeld is en laat je niet gaan voordat je enkele concrete tips in handen hebt waarmee jij aan de slag kunt.
Profit kan meer dan je denkt en misschien kun je hierdoor andere applicaties vervangen in je organisatie. Dat scheelt niet alleen geld, maar zorgt er vooral voor dat je alles op één plek vastlegt, dat je één bron hebt.
Het is zo belangrijk om ervoor te zorgen, met alle data die in Profit staat, dat alleen de juiste mensen de juiste gegevens kunnen zien en acties mogen uitvoeren. Zie hiervoor natuurlijk ook de eerdere sessie van Hans.
Processen verlopen zoveel gestructureerder en efficiënter wanneer ze zijn ingericht als workflow en niet meer via mailtjes in iemands inbox of to-do-lijstje verlopen. Je kunt hierbij heel eenvoudig beginnen. Als een klant een klacht instuurt wil je dat die klacht goed afgehandeld wordt. Hier bouw je eenvoudig een workflow voor! Zo kan de klacht ook nooit meer kwijtraken of vergeten worden. Je kunt nog een stapje verder gaan door Outsite hiervoor in te zetten en de klant daar zelf de klacht te laten aanmaken en daar een workflow aan te koppelen die direct bij de juiste persoon uitkomt.
Alles wat je via InSite zelf beschikbaar maakt voor medewerkers scheelt enorm veel vragen en taken en dus tijd voor het management en bijvoorbeeld de HR-afdeling. Dus maak alles van het opvragen van een loonstrook of het indienen van een adreswijziging een self-service-proces!
Zoveel taken en processen in je organisatie kunnen met een beetje creativiteit ook in Profit geborgd worden. Zo is bij AFAS ook de hele schoonmaak in Profit geautomatiseerd met repeterende taken. Profit was nooit bedoelt als schoonmaaktool, maar kan dus prima zo ingezet worden.
Houd je ogen goed open in de organisatie. Jij weet wat er allemaal kan in Profit en kunt op deze manier van waarde zijn voor je je collega’s door ze tijd te besparen door processen efficiënter te laten verlopen. Kom dat soort tips en ideeën regelmatig brengen bij je collega’s.
Je kunt niet altijd alles van tevoren overzien, ook niet na uitvoerig testen. Maar laat je dit niet tegenhouden om toch veranderingen door te voeren in je organisatie. Hanteer een piepsysteem, als iets niet meer werkt of er nog dingen missen hoor je dat snel genoeg terug en kun je het vaak ook snel oplossen. Dit zorgt voor veel meer snelheid in je processen.
Blijf werken volgens standaarden ook al komen er heel veel goede wensen op je af. Hanteer het credo “Op uitzonderingen maken we geen beleid”, dus hoef je voor uitzonderingen ook geen inrichting te maken. Scheelt je werk en houdt de processen simpel en overzichtelijk.
Hans zijn tips nog eens terugkijken?
Download hier de Powerpoint presentatie.
Met de sessie van Hans was ook aan de dag van de AFAS Beheerder 2021 een einde gekomen. Na een dankwoord van presentator Rik en nog een laatste nummer van het muzikale duo is het nu aan alle 1.200 aanwezige beheerders om aan de slag te gaan met alle tips en inspiratie!
Wil jij meer weten over het Succesbeheer Traineeship en wat het jouw organisatie kan brengen? Lees er alles over in het Succesbeheer Traineeship Magazine, het online magazine met interviews, voorbeelden van cases en klantverhalen!
Interesse in een specifieke sessie? Ga hier gelijk naar jouw onderwerp: