‘Altijd op zoek naar verbinding, nu en in de toekomst’
Verslag van de dag: Succesbeheer Reünie 2024
Voor de tweede editie van de Succesbeheer Reünie zijn dit jaar zo’n 180 Succesbeheerders naar Leusden afgereisd. De groep oud-deelnemers is sinds het eerste Succesbeheer Traineeship in 2017 flink gegroeid. Opleidingsmanager Iris Vaarkamp meldt met trots dat er tot op vandaag al 976 mensen hebben deelgenomen. Dat betekent automatisch dat dit jaar de 1.000ste Succesbeheerder zal afstuderen. Het is de droom van AFAS dat uiteindelijk elke organisatie een opgeleide Succesbeheerder heeft.
De reünie staat in het teken van verbinding en Iris vindt het goed te zien dat veel Succesbeheerders die verbinding vandaag echt opzoeken. Niet iedere organisatie heeft meerdere beheerders. Het is dus belangrijk te weten dat je er niet alleen voorstaat. Jij hebt de kennis en de soft skills om te zorgen dat je organisatie en collega’s de meerwaarde van AFAS kunnen ervaren. Maar dan is het wel nuttig en gezellig om je ervaringen met andere Succesbeheerders te delen. Om dat nóg makkelijker te maken, heeft iedereen een keycord met de kleur van zijn eigen branche: Bedrijfsleven, Accountancy, Overheid & Onderwijs, Gezondheidszorg, Zakelijke dienstverlening en Flexbranche. Zoek elkaar dus op en leer van elkaar.
Succesbeheer: het beroep van de toekomst
Daniël E. Brouwer vindt functioneel beheer het mooiste vak van de wereld. En daar staat hij niet alleen in. Zo bestempelde het UWV de functioneel beheerder kortgeleden tot het meest kansrijke beroep in de IT-sector. De vele vacatures op LinkedIn onderstrepen dit. Juist daarom verbaast het hem dat er geen opleiding is. Hij pakte de handschoen op en vertaalde zijn kennis en ervaring in een handboek en ontwikkelde een speciale vakopleiding met certificering. Deze professionaliseringsslag is nodig omdat nog steeds veel Succesbeheerders min of meer per toeval het vak inrollen.
Ondanks de populariteit is functioneel beheer een containerbegrip. Iedere organisatie kent zijn eigen invulling. Ook de variatie binnen de groep Succesbeheerders is groot. Op basis van zijn eigen ervaring ziet Daniël drie types:
- De ondersteuner
- De verbeteraar
- De regisseur
Momenteel zijn de ondersteuners nog in de meerderheid. Zij komen uit het primair proces en kennen de organisatie en de mensen heel goed. De verbeteraar is vooral een procesdenker zonder veel contact met eindgebruikers. De regisseur is primair een adviseur met oog voor de lange termijn. Dit beeld is gebaseerd op de ervaring van Daniël en er is geen goed of fout. Maar de Succesbeheerder van de toekomst moet wel aspecten van deze types kunnen verenigen.
Oog voor de zachte kant van implementaties
In zijn ogen is het cruciaal dat de Succesbeheerder van de toekomst zich ontwikkelt tot iemand die niet alleen beheert, maar juist de regie op verandering neemt. Dat vraagt een wezenlijk andere mindset. Hierbij staat niet de techniek centraal, maar de mens. Implementaties en optimalisaties vragen namelijk gedragsverandering en daarom wordt het belangrijker dan ooit om mensen vanaf het begin te betrekken en uit te leggen wat het ze oplevert. Omdat er altijd weerstand zal zijn, ligt de focus bij implementaties op de zachte kant, communiceren en het gedrag beïnvloeden. Succesbeheerders die al deze elementen verenigen, zijn wat Daniël betreft klaar voor de toekomst.
Delen wat je meemaakt tijdens een optimalisatie
Van de toekomst is het weer tijd terug te keren in het hier en nu. Naast verbinden zijn Succesbeheerders ook altijd op zoek naar inspiratie om hun inrichting of werk te stroomlijnen. En omdat iedereen zijn eigen interesses en speerpunten heeft, zijn er verschillende praktische deelsessie ontwikkeld. Zoals een sessie van Productmanager Nieke Dorland over de invoering van werkgebonden personenmobiliteit. Verder meldt Iris dat het programma van de deelsessies na feedback op de eerste Succesbeheer Reünie is uitgebreid met klantverhalen. Succesbeheerder horen graag ervaringen uit de eerste hand. Daarom vertellen twee collega-Succesbeheerders wat ze meemaakten tijdens hun eigen implementatie en delen hun praktijkervaringen:
- Succesbeheerder Killian Visser van Boni Supermarkten: ervaringen met de inrichting van digitale onboarding
- Succesbeheerder Gary Jankowski: hoe hij de inkoop van de Bibliotheek van Zeeland met AFAS vormgaf
Leestip: Gary gaf een compleet nieuwe look & feel aan de InSite van Bibliotheek van Zeeland
Tips & tricks vanuit de AFAS-praktijk
Het Succesbeheer Traineeship is al heel praktisch ingestoken. Toch is het ook fijn om te horen hoe de procesbeheerders van AFAS zelf hun werk organiseren. Applicatie- en Procesmanager Milo van Rees deelt zijn belangrijkste handvatten graag en laat met demo’s meteen zien hoe jij dit morgen ook voor elkaar krijgt. Volgens hem begint alles met het opzetten van een ‘aanvraag procesbeheer’. Zo weten mensen hoe ze je kunnen bereiken, maar belangrijker is dat je automatisch een workflow kunt starten en alles goed vastlegt. Zo zie je nooit iets over het hoofd en is altijd inzichtelijk wat je doet. Extra voordeel is dat mensen ook eenvoudig hun tips en ideeën met je kunnen delen.
Eén van de doelen van een Succesbeheerder is werken met AFAS zo makkelijk mogelijk maken. Daarom heeft elke afdeling bij AFAS een eigen werkpagina op InSite. Hier vind je in een oogopslag alle relevante informatie en wat je taken zijn. Zo kan iedereen na het inloggen met een paar muisklikken aan de slag. Geplande condities en signalen zijn andere zaken die je volgens Milo meteen moet inrichten. Dit helpt je processen en taken te automatiseren. Met een herinnering of een signaal weet je zeker dat dingen niet ergens blijven hangen. AFAS biedt al standaardsignalen die je zo aanzet. Maar zelf signalen maken is niet lastig. Denk hier alleen wel altijd goed over na en koppel er een workflow aan als er concrete actie nodig is.
Maak het leuk voor jezelf en je collega’s
Profit biedt ontzettend veel functionaliteit die AFAS zelf ook allemaal gebruikt. Toch is, volgens Milo, de kern dat je werken met AFAS leuk maakt voor jezelf en je collega’s. Dus maak niet alleen werkpagina’s op InSite, maar wees creatief. Richt bijvoorbeeld een carpoolplek in of een marktplaats. Dat is niet lastig als je maar probeert.
Jaarplanner als praatstuk voor je organisatie
De Succesbeheerder van de toekomst moet vooruit kunnen kijken, gaf Daniël Brouwer al aan. Volgens Succesmanager Jarno ter Doest is de jaarplanner een effectief middel om ideeën en plannen daadwerkelijk voor elkaar te krijgen. AFAS wil graag dat jouw organisatie blijft optimaliseren en daarin ben jij de spil. Zelfs als je voorzichtig bent, komen er dingen op je af waar je wat mee moet. Zo blijven wij onze software ontwikkelen en zijn er regelmatig wijzigingen in de wet- en regelgeving. Dan kun je maar beter zorgen dat je zelf de controle houdt. De AFAS Jaarplanner zet alle relevante input voor jouw branche eenvoudig op een rij. Zo ben je altijd op de hoogte.
In de praktijk heb je als Succesbeheerder regelmatig tijd te kort. Dan kun je volgens Jarno maar beter zorgen dat je capaciteit zo efficiënt mogelijk benut. Duidelijke projecten helpen voorkomen dat je alleen maar ad hoc bezig bent. Maar hoe maak je zo’n jaarplanner? Denk vooraf alvast na over de impact van een project, de tijd die het kost en wie er betrokken zijn. Dat lukt alleen als je je voelsprieten in de organisatie hebt. Vervolgens kun je projecten in een planning zetten. De jaarplanner kun je zien als een praatstuk, vergeet hem dus niet te delen in je organisatie, zowel met management als collega’s. Zo bouw je aan betrokkenheid, geef je inzicht in je plannen en kun je zo nodig bijsturen. Het resultaat is dat je bedrijf klaar is voor de toekomst en jij ook.
Na de inspirerende deelsessies is het de hoogste tijd de verbinding weer aan te gaan bij de borrel!
