Tijdens de dag van de AFAS Beheerder maken we AFAS Beheerders wegwijs in de wereld van onze software. Zeker in het begin komt er veel op je af. Om je werk goed te doen en je collega’s zo goed mogelijk te ondersteunen, moet je wel weten waar je hulpbronnen kan vinden en vooral ook hoe je ze inzet. Dat is precies wat het gevarieerde programma vandaag biedt. Het doel is jou de kennis en munitie te geven een nóg betere AFAS Beheerder te worden. Daarmee vergroot je je eigen waarde, maar zeker ook die voor jouw organisatie.
Geurt Kleijer, Manager Servicemanagement, draait er niet omheen: Als AFAS Beheerder ben je goud waard. Niet iedereen beseft het nog, maar als beheerder bepaal je het succes van je organisatie. Helaas gaat dat niet vanzelf. Je moet er wel voor gaan en alert blijven. Bijvoorbeeld door steeds open te staan voor veranderingen, binnen en buiten je organisatie. AI is momenteel zo’n ontwikkeling, of eerder een revolutie, die iedereen raakt. Toch blijkt uit een poll in de zaal dat de helft van de zaal hier nog niets meegedaan heeft. Dat is een gemiste kans, vindt Geurt. Want als je AI slim gebruikt wordt je werk weer makkelijker en bespaar je tijd.
Tijd is een cruciale factor voor AFAS Beheerders. Zo’n tweederde krijgt naar eigen zeggen te weinig tijd. Dat verandert alleen als je zelf in actie komt. Omdat jij goud waard bent, is je tijd dat ook. Dan is het wel zaak om prioriteiten te stellen; waar besteed je je kostbare tijd aan? Een jaarplanning helpt hierbij enorm. Ga dus in overleg met je management en collega’s over waar de grootste kansen liggen en ga daar doelgericht mee aan de slag. Vergeet trouwens niet kennisontwikkeling mee te nemen in de plannen. Want met de juiste kennis kan je sneller optimaliseren. En als je niet zo goed weet wat je aan opleidingen nodig hebt, ga dan naar de klantportal en vraag je eigen persoonlijk opleidingsplan aan.
Het is volgens Geurt wel belangrijk te blijven beseffen dat je alleen niet succesvol kunt zijn. Vergeet dus niet te communiceren over wat voor mooie dingen die je doet. Zoek collega’s op en neem ze mee in projecten. Om mensen te betrekken en te informeren mag je trouwens best wat humor gebruiken. Met een knipoog landt een boodschap altijd net iets beter. Bovendien maakt dit het voor iedereen heel veel leuker. Dus onthoud dat je goud waard bent en dat je écht de tofste baan hebt. Dat mag je met trots uitdragen!
Als uitsmijter geeft Geurt vijf handvatten om vandaag je meerwaarde nog te vergroten:
Wij helpen je graag het werk van je collega’s makkelijker te maken. Als beheerder heb je toegang tot alle functionaliteit Productmanagement ontwikkelt. Tussen alles van je met Profit kan, zit zeker functionaliteit die wel extra in de spotlights mag staan.
Voor Productmanager Bart Grootveld, is er geen twijfel: InSite is een superbelangrijk onderdeel van Profit omdat het AFAS Beheerders helpt om de software naar de gebruikers te brengen. InSite geeft je processen een plek en je kan iedereen er optimaal informeren. Bovendien heeft het een belangrijk sociale functie. Daarom is het slim InSite naar je hand te zetten, dan kan je helemaal los.
Met zo’n 1.000 standaard dossieritems workflows automatiseer je eenvoudig al je processen. Zo laat je collega’s zelf verlof aanvragen of declaraties regelen. Verder breng je relevante informatie op een logische manier samen op één pagina. Het maakt niet uit of je dat voor een medewerker, project of afdeling doet en je hangt er makkelijk taken, signalen of dashboards aan. InSite is niet alleen praktisch voor werk, je bouwt het makkelijk uit tot een online clubhuis waar je ook ziet dat een collega jarig is of kunt checken wie er wil sporten. Je hebt alle tools tot je beschikking om van InSite een feestje te maken.
Iedere maand bekijken zo’n 5 miljoen mensen hun loonstrookje via de AFAS Pocket app. Productmanager Kevin Voges deelt tips en tricks om het gebruik verder te stimuleren. Het begint met het koppelen van een smartphone, dat is eenvoudig met een QR-code. Zorg dan wel dat de instructies en een FAQ makkelijk te vinden zijn, bijvoorbeeld op InSite. Ook het koppelen van een nieuw apparaat moet snel kunnen. Verder is verlof invoeren via de app heel populair. Gelukkig is het inrichten van verlof voor AFAS Beheerders een fluitje van een cent. Je kiest de specifieke soorten en vinkt ze aan. Vervolgens regelen je collega’s alles zelf via hun telefoon.
Uren boeken via de AFAS Pocket app is een andere mooie optie. Alleen al door op het icoontje in telefoonscherm te klikken, kom je met een snelactie direct uit waar je wilt zijn. De combinatie van de boekings lay-out en de wizard boeken zorgt dat je collega’s datum, tijdsduur en project direct kan invullen. Dat scheelt een paar keer klikken. Gebruik van de AFAS Pocket app lijkt misschien een kleine stap, maar gebruikers zijn er heel blij mee omdat het ze tijd en gedoe scheelt.
AFAS heeft het verwerken van inkoopfacturen op alle fronten geautomatiseerd. Productmanager Mohamed El Abdouni introduceert de gloednieuwe scan & herken-functionaliteit voor Profit. Je boekt nu ook inkomende pdf-facturen nog eenvoudiger in de financiële administratie. Hoewel e-facturen heel praktisch zijn, ontvangen veel klanten nog pdf-facturen. Die verwerking is nog steeds best tijdrovend. Met de AFAS Scanbox kun je die facturen nu automatisch inlezen en verwerken.
Deze nieuwe functionaliteit activeer je snel en gebruik je in combinatie met e-facturen. Pdf-facturen worden automatisch opgepakt door de scan & herken-functionaliteit, inclusief herkenning van zaken als de crediteur, administratie en bedragen. Als er onvoldoende gegevens worden herkend van de pdf, is de e-factuur eenvoudig te verrijken met gegevens van de pdf. Met deze wijzigingen leert het systeem gegevens bij een volgende factuur wél te herkennen. Zo verloopt je inkoopproces weer net een stap soepeler.
De pauzes en de lunchbreak zijn ideale gelegenheden om andere AFAS Beheerders beter te leren kennen. Het is volgens Leon Harmsen heel boeiend en leerzaam ervaringen van medebeheerders uit je eigen sector of juist buiten je branche te horen. Hun voorbeelden en tips uit de dagelijkse praktijk zijn vaak direct te gebruiken in je eigen werk.
Onze eigen AFAS-collega’s praten je ook graag bij of beantwoorden je vragen. In de foyer kan je terecht bij Customer Care als vraagbaak voor alles wat met de software te maken heeft. Als je persoonlijke update wilt krijgen, zorg dan dat je de juiste instellingen aangevinkt hebt. Bij Succesmanagement kun je sparren over optimalisaties van jouw organisatie. Opleidingen informeert je over het reguliere aanbod trainingen, het Succesbeheer Traineeship en de post-hbo HRM en post-hbo Finance. Ook de teams van Kennis & Content en Servicemanagement staan paraat voor vragen over de software.
Omdat iedere AFAS Beheerder zijn eigen interesses heeft, organiseren we diverse deelsessies waarin onze specialisten dieper in gaan op specifieke onderwerpen of functionaliteit. Op die manier heeft iedereen toegang tot de kennis en ervaring die heb best bij je past. De deelsessies zijn:
Wij proberen AFAS Beheerders op alle fronten te ondersteunen. Leon Harmsen kan zich goed voorstellen dat het best lastig is om een woud aan informatie je weg te vinden. Omdat er veel van je wordt verwacht moet je kennis op niveau zijn. Maar je moet ook updates bijhouden, collega’s en management meenemen, projecten opstarten etc. Om te zorgen dat je geen onnodige tijd verliest en snel antwoord op je vragen krijgt, zet hij alle hulpbronnen nog een keer voor je op een rij.
In onze Help vind je uitgebreide informatie over alle onderwerpen die met Profit te maken hebben. Hier kun je ook altijd een vraag of verzoek insturen.
De AFAS implementatie- en optimalisatietool SIMPLR is de basis voor een succesvolle implementatie en een bron van inspiratie. Alle processen zijn per thema beschreven op basis van de best practices voor verschillende branches. Zoek dus snel de jouwe op.
Op deze portal vind je alles wat je maar wilt weten over je rol als AFAS Beheerder. We bieden je een overzicht waar je eenvoudig vindt wat je wilt, van templates en modellen tot tips & tricks van andere AFAS Beheerders.
Deze digitale hulplijn bestaat uit meer dan 15.000 leden die ook dagelijks met AFAS werken. Wacht niet langer en sluit je aan.
En als je er toch niet helemaal uitkomt is er geen reden voor paniek. Support, Servicemanagement, Consultancy en Succesmanagement staan paraat. Een vraag stellen is voldoende!
Als applicatie-en procesmanager bij AFAS heeft Jeroen de Beer de leukste job, en alle ander AFAS Beheerders dus ook. Als ervaren AFAS Beheerder deelt hij graag de belangrijkste vuistregels die je helpen je eigen werk nóg boeiender te maken. Dat doe je in ieder geval door Profit als basis voor alles te gebruiken. Stimuleer dat iedereen op InSite vindt wat nodig is om lekker te werken. Maak dat dan wel zo makkelijk mogelijk voor iedereen. AFAS biedt je allerlei tools om pagina’s slim in te richten zodat duidelijk is wat er moet gebeuren. En vergeet niet signalen te maken. Voor je collega’s maar ook voor jezelf. Zo heb je altijd grip en overzicht.
Workflows maken ieders leven makkelijk. Je weet altijd dat een proces geen stappen overslaat en alles geborgd is. Maak vooral een workflow ‘Aanvraag AFAS-beheer’. Je weet dan dat vragen altijd centraal binnenkomen. Dan zie je niets over het hoofd en kan je mensen gericht helpen. Bovendien weten je collega’s zeker dat een vraag altijd bij jou aankomt. Je wilt sowieso het liefst dat mensen zelf dingen in gang zetten. Dan nemen ze automatisch meer verantwoordelijkheid en kan jij je op optimaliseren richten. Want waarom moet je leidinggevende je verlof regelen? Met AFAS kan je dat prima zelf.
Volgens Jeroen de Beer is het wel de kunst om te zorgen dat werken met AFAS ook echt eenvoudig en makkelijk is. En dat hoeft echt niet alleen werkgerelateerd te zijn. Bij AFAS hebben we bijvoorbeeld een eigen marktplaats of een carpoolplaats in InSite gebouwd. Je kunt je eigen creativiteit en die van je collega’s daar volledig kwijt. Kijk verder dan je neus lang is, je zult merken dat AFAS-beheer superleuk werk is dat je samen altijd weer nog leuker kan maken. Pak die kans.
Ken jij alle AFAS hulpbronnen al? Kan jij eenvoudig een foutmelding in Profit analyseren? En ontvang je al automatisch belangrijke informatie over de software via de mail? Vul de checklist in en leer praktische tools die je moet kennen om een nóg betere beheerder te worden.
Dinsdag 6 februari was weer de dag van de AFAS Beheerder, het evenement voor beginnende beheerders. We hebben voor jou alle inspiratie van de dag op een rij gezet.