Training van je mensen is niet iets wat je erbij doet. Het is echt een onderdeel van de implementatie. Dat vraagt al aandacht bij de projectstart. Wacht niet af tot de software live gaat. Dan ben je te laat. Je wilt een volwaardig sparringspartner van de consultant zijn en de juiste voortgang tijdens de consultancydagen boeken. Kennisgebrek mag hierbij geen spelbreker zijn. Daarom is de opleiding van mensen een onderdeel van de analysefase. We proberen bij de intake-fase al goed in te schatten wat er aan kennis en opleidingen nodig is.
Een belangrijke vraag hierbij is hoe het beheer van AFAS eruit gaat zien. Dit hangt natuurlijk helemaal af van de omvang en het soort organisatie. Het is goed te beseffen dat een key user niet per se de AFAS Beheerder is. Bij kleinere organisaties hoeft de complexiteit niet heel groot te zijn. Daar hebben mensen vaak meerdere petten op. De HR-medewerker is dan bijvoorbeeld key user en AFAS Beheerder. Een grotere organisatie heeft vaak meer ruimte en daar zijn rollen dan gesplitst. Daar werken ze met een team van een functioneel- en een technisch beheerder én de key users. Weer andere organisaties kiezen ervoor om hun beheer uit te besteden. Deze keuzes bepalen de invulling van het opleidingsplan. In de praktijk is dat altijd maatwerk op basis van het aanbod van losse producttrainingen en bootcamps tot het Succesbeheer Traineeship.
Door de grote variatie aan opties is een goed opleidingsplan noodzakelijk. Een gemene deler is wel dat je meteen start met cursussen voor de key users. Je wilt vanaf dag één kennis over de software in je organisatie opbouwen. Bovendien spelen zij een sleutelrol tijdens de implementatie. De combinatie van proceskennis en inzicht in de functionaliteit is heel krachtig. Zeker als er nieuwe processen worden opgezet. Zij moeten de software kunnen doorgronden om mee te denken over de ideale inrichting.
“Je wil dat key users meteen kunnen sparren met de consultants en de kunst kunnen afkijken. Doe cursussen dus al vóór de eerste consultancy dag.”
Tijdens de eerste consultancydagen heeft AFAS-klant Quality hun key-users gelijk opgeleid. Hierdoor waren zij tijdens de consultancydagen een volwaardig sparringpartner voor de consultant. Dit heeft onder andere als voordeel dat de key-users echt goed weten waar ze mee bezig zijn en wat de gevolgen van keuzes in die fase kunnen zijn. Bij klanten waar dit niet gebeurt, verliezen de consultants tijdens de eerste consultancydagen veel tijd aan het uitleggen van de software. Dat komt de voortgang niet ten goede, maar belangrijker is dat klanten de gevolgen van keuzes ook vaak nog niet volledig kunnen overzien.
Wij zijn ervan overtuigd dat je in staat moet zijn AFAS zelfstandig te gebruiken en te beheren. Dat wordt lastig als je organisatie daar geen tijd, energie en moeite in investeert. De software moet wel draaien en dat gaat niet vanzelf. Daarom krijgt het uiteindelijke beheer veel aandacht tijdens de implementatie. We bouwen diverse checks in om te borgen dat het beheer echt klaar is voor de livegang. Zo controleer je met de Projectscan aan de hand van een checklist hoe je project scoort op de randvoorwaarden:
Hoe pak je het beheer dan aan? Wie gaat vragen beantwoorden en problemen oplossen? Wat als iemand niet kan inloggen omdat hij of zij de juiste rechten niet heeft? Of een koppeling niet werkt. In het verlengde daarvan wil het management misschien toegang tot rapporten en cijfers, die komen niet vanzelf in een dashboard. Als dat niet op orde kan dat veel negatieve impact hebben. Bijvoorbeeld als een nieuwe medewerker op de eerste dag niet kan inloggen of net niet de juiste autorisatie heeft om aan de slag te gaan. Dan heb je een AFAS Beheerder nodig die alle ins en outs kent en een echte spilfunctie kan vervullen. En dat gaat wat ons betreft veel verder dan ‘op de winkel passen’.
Wie gelooft investeren in opleidingen en beheer niet hoort bij kleinere ondernemingen maakt een denkfout. Bij Specialbeds (11 medewerkers) willen ze juist geen dure consultants over de vloer. Daarom heeft hun AFAS Beheerder Paula Franken het Succesbeheer Traineeship gevolgd en hebben ze alle kennis zelf in huis.
Ook bij beheer staat zelfredzaamheid centraal. Met de juiste opleiding en ervaring kan je AFAS Beheerder de gehele organisatie helpen om de meerwaarde van de software te benutten. Niet alleen bij de livegang, maar juist ook daarna. Natuurlijk moet je dan weten wat de software kan. Daarnaast is het ook zaak dat je in kaart hebt wat er in je organisatie nodig is; bij het management en op de werkvloer. Door deze twee elementen samen te brengen, blijft je organisatie in ontwikkeling. Dat gaat echter niet vanzelf, daarom doen we er alles aan je hierbij te ondersteunen. Bijvoorbeeld met het Succesbeheer Traineeship of de post-hbo HRM. Hierbij leer je in de praktijk van AFAS en van andere beheerders. Een andere opties is samen met AFAS een persoonlijk opleidingsplan opstellen. Met die investering kan je organisatie volledig zelfstandig de toekomst in en maak je je eigen werk en dat van je collega’s continu leuker.
Bij Johnson Health Tech (beter bekend als Matrix Fitness) hebben ze zich de software tijdens de implementatie echt eigen gemaakt door te investeren in het opbouwen van kennis. Hierdoor is de organisatie zelfredzaam en kan deze grotendeels zelfstandig de toekomst in. Organisaties die dit niet doen, blijven altijd voor een deel afhankelijk van AFAS-consultants of van een partner.
Benieuwd hoe andere klanten hun implementatie hebben ervaren? In de videoserie ‘Met de kennis van nu’, spreekt Gerwin van den Bos, Consultancymanager bij AFAS, met klanten over hun hoogtepunten, tegenvallers en natuurlijk hun tips. Bekijk gelijk wat klanten zeggen over Opleidingen.