Workshops leggen het fundament voor het te implementeren onderdeel.
Het is zover! De eerste fase van de implementatie van AFAS gaat beginnen... De analysefase. Nog niet bekend met de fases van de implementatie? Neem dan de Projectaanpak AFAS Consultancy pagina door.
Bij het starten van een nieuw implementatieproject is het essentieel om te beginnen met workshops die het fundament leggen voor het te implementeren onderdeel. De workshop markeert het begin van het proces en biedt de nodige richtlijnen en inzichten voor een succesvolle uitvoering. Op deze pagina vind je alle informatie over hoe de analysefase in zijn werk zal gaan.
Onderwerpen:
Je maakt de overstap naar AFAS. In onze visie over de projectaanpak van AFAS Consultancy heb je gelezen dat jullie snel profiteren van verbeteringen door te kiezen voor onze kant-en-klare oplossing, het betrekken van de luxe AFAS villa. Deze villa is al grotendeels ingericht met onze best practices, gebaseerd op jarenlange ervaring en succesverhalen.
Tijdens een workshop neemt een (Senior) AFAS-consultant je mee op een uitgebreide rondleiding door deze ‘AFAS-villa’. Samen verkennen jullie alle belangrijke functionaliteiten en modules. We laten onze best-practise zien, waarmee we tal van klanten voorspelbare kwaliteit hebben geleverd. Tegelijkertijd bespreken we jullie huidige situatie en vertalen dit naar mogelijkheden binnen onze software.
Het doel van de workshop is helder: het maken van beslissingen die leiden tot een concrete blauwdruk voor de implementatie. Deze blauwdruk wordt vastgelegd in SIMPLR en dient als leidraad tijdens de hele implementatie. Afwijken van deze beslissingen gebeurt alleen in overleg met de (Senior) AFAS-consultant, die samen met de projectleider de impact op de planning en andere beslissingen beoordeelt.
Een succesvolle workshop begint bij het stellen van duidelijke verwachtingen. Met welke verwachtingen kom je naar de workshop? Wat neemt de (senior) consultant wel en niet met je door? En wat moet je voorbereiden voordat een workshop begint? Bekijk het hieronder!
Op de workshopspagina's vind je de voorbereiding, aanleversjablonen en informatie over de functionaliteit.
Alle workshops afgerond? Dan is het tijd voor de implementatie...De realisatiefase. De (Senior) AFAS consultant zal, in eventuele samenwerking met de projectleider, een detailplanning maken. Deze detailplanning komt tot stand op basis van de in de workshop gemaakte afspraken en besluiten.
Alle beslissingen en uitwerkingen worden door de (Senior) AFAS-consultant vastgelegd in SIMPLR. Dit leidt tot taken die via een workflow worden afgehandeld.
Zorg ervoor dat je huiswerkopdrachten vóór de consultancydagen afrondt. Deze taken krijgen een duidelijke deadline. Houd er tijdens de implementatie rekening mee dat elke consultancydag ongeveer drie dagen werk vraagt van de hele projectgroep tot de volgende afspraak. Reserveer deze tijd dus goed in jullie agenda's!
De standaard bij onze implementaties is dat deze online plaatsvinden. Zijn er geen andere afspraken met de consultant gemaakt? Dan kun je ervan uitgaan dat de meetings online zullen zijn. Wij vragen jullie om de Microsoft Teams-vergaderingen in te plannen voor de consultancydagen. Zo kunnen collega's eenvoudig inbellen, je kunt de vergadering opnemen en hebben jullie toegang tot de gesprekshistorie.
Wij regelen de techniek (Microsoft Teams). Zorg ervoor dat alle projectleden goed ondersteund worden bij het online werken. Dit betekent dat iedereen de juiste tools moet hebben, zoals een headset en webcam, om optimaal te kunnen deelnemen aan de meetings.
Wij zorgen ervoor dat de kennis na de implementatie niet met de consultant mee naar buiten loopt. Het succes van de implementatie valt of staat namelijk bij een goed kennisniveau.
Ons doel is om jullie te ondersteunen bij het zelf inrichten van de software. Daarnaast dragen we kennis over naar de juiste personen. Niet iedereen hoeft kennis over alle functionaliteiten te krijgen; nodig daarom de juiste mensen uit voor de juiste consultancydagen.. Houd de grootte van de groep beperkt voor optimale kennisoverdracht.
Een regiedag is een consultancydag waarop een senior consultant de voortgang van het project doorneemt. De senior consultant is verantwoordelijk voor het bepalen wat er in elke fase van het project nodig is. Daarbij heeft hij of zij de vrijheid om, op basis van ervaring en inzicht, de invulling van een regiedag te bepalen.
Tijdens een regiedag worden onder andere de volgende taken uitgevoerd:
Het uitgangspunt bij een regiedag is dat senior consultant de dag start (half uur) met (de voorzitters van) de werkgroep om de projectstatus te kunnen bepalen. Verdere afspraken over openstaande vragen of issues worden alleen in overleg met de senior consultant gepland.