Dossier digitaliseren

 Functie: Algemeen    Zit dit in mijn abonnement?  HRM & Payroll |  ERP    Vaste prijs / tijdsindicatie: € 500,- per type dossieritem

De dossiers in het archief van jouw organisatie altijd makkelijk terug te vinden. Dat klinkt heerlijk toch? 

Werk je met een fysieke archiefkast? Of met losse bestanden op je computer? Dat kan dan makkelijker én beter! In AFAS kunnen archiefitems overzichtelijk opgeslagen worden. Heb je vervolgens de accountant op bezoek. Geen probleem. Die loonheffingsverklaring van die medewerker die 2 jaar geleden in dienst was, heb jij makkelijk gevonden. Zo kan je de fysieke kast vervangen door een functioneler stuk meubilair. Een plant bijvoorbeeld. Of een stoel waarop jij heerlijk kan relaxen door alle tijd die je met deze optimalisatiekans hebt gewonnen.

Wat win je ermee?

  • Digitalisering
    Weg met dat papier! Toch altijd lekker om je steentje bij te dragen aan een betere wereld.
  • Alles centraal opgeslagen
    Nooit meer lang op zoek naar dat ene dossieritem. Zo win je meer tijd om dingen te doen die écht belangrijk zijn.
  • Alle informatie veilig opgeslagen
    Jouw AFAS omgeving is optimaal beschermd. Daarnaast kan je met behulp van autorisatie bepalen wie binnen jouw organisatie wat mag zien.

Dit krijg je van ons

  • Een type dossieritem waarin de dossieritems geüpload kunnen worden (als deze nog niet bestaat).
  • We zorgen ervoor dat dit type dossieritem ook in de toekomst gebruikt kan worden om bestanden in te uploaden.
  • We importeren de items uit het archief in het type dossieritem.

Wat moet je al in gebruik hebben?

Organisaties en/of medewerkers waarbij dossieritems moeten worden opgeslagen moeten in Profit staan. Dat is het enige! Als je bijvoorbeeld een arbeidsovereenkomst bij een medewerker wil uploaden, moet de medewerker er al wel in staan.

Dit moet je voorbereiden

1. Je maakt mappen per type dossieritem. In deze mappen zet je alle documenten die bij het dossieritem ingestuurd kunnen worden.

2. De namen van de bestanden beginnen met het persoons- of organisatienummer. Dit is niet altijd hetzelfde als het medewerker of debiteurnummer! Je vindt de juiste nummer via CRM / Organisatie/persoon / Organisatie/persoon. Je kunt bijvoorbeeld een analyse maken die deze nummers ophaalt. Als je voor een medewerker twee documenten wilt toevoegen met dezelfde naam (bijvoorbeeld een sollicitatiebrief en een cv) dan mogen deze documenten niet dezelfde naam hebben.